Чи можуть адміністративні витрати перевищити 20% в неприбутковій організації

Витрати, понесені неприбутковою організацією в межах отриманого цільового фінансування, що були відображені в наступному році, можуть формально виглядати як адміністративні, але не завжди ними є. Порушення ліміту 20% адміністративних витрат можна уникнути належною побудовою обліку, яка дозволяє правильно відобразити цільове використання коштів.

Згідно з частиною 3 статті 16 Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» від 05.07.2012 № 5073-VI, розмір адміністративних витрат благодійної організації не може перевищувати 20% доходу цієї організації у поточному році. Також пункт 133.4.2 Податкового кодексу України передбачає, що доходи неприбуткової організації мають використовуватися виключно на фінансування витрат, визначених її статутом, зокрема на адміністративну та статутну діяльність.

Позиція податкової викладена в ІПК від 02.09.2024 № 4291/ІПК/99-00-21-02-02, де наголошено, що ліміт у 20% визначається від загальної суми визнаних доходів за звітний рік, а не від суми використаних коштів чи лише проєктних надходжень.

Звернемо увагу на ключовий момент: облік у благодійній організації здійснюється за принципом цільового фінансування (п. 17 НП(С)БО 15 «Дохід»), тобто дохід визнається у тому періоді, коли відбувається витрачання коштів за цільовим призначенням. В описаній ситуації, якщо організація у 2025 році отримала 7 000 грн на утримання, але не використала їх у цьому ж році, тоді дохід від цього залишку цільового фінансування буде визнано лише у 2026 році, коли будуть понесені витрати. Але якщо у 2026 році інших доходів не буде (а виникнути вони можуть тільки разом з іншими, ніж адміністративні, витратами), то всі витрати будуть співвідноситися з доходом того ж періоду. Тобто, чи витратите ви в 2026 році 1 гривню на адмінвитрати, чи всі 7 000 — у вас буде дохід організації або 1 гривня, або 7 000 грн відповідно, але весь цей дохід витрачений на адміністративні витрати. Цього слід не допустити. Це створює ризик, що витрати будуть класифіковані як адміністративні в обсязі 100% доходу, що суперечить вимозі 20%.

Це напряму не відображається у Звіті про фінансові результати мікропідприємства — і статутні витрати, і адміністративні потрапляють до одного й того ж рядка — рядка 2165. Але якщо перевірити детально за даними бухгалтерського обліку, структура витрат стане видимою, а порушення — очевидним.

Проте це не означає, що організація порушила закон. Ключ — у правильному обліковому підході. Щоб уникнути ситуації, коли у рік відсутності проєктних надходжень усі витрати визнаються як адміністративні, можна:

Створити резерв під майбутні адміністративні витрати у період надходження коштів. В обліку це оформлюється як:

Дт 92 — адміністративні витрати;
Кт 474 (субрахунок резервів майбутніх витрат);
Одночасно визнається дохід на суму створеного резерву, адже цільове використання фінансування відбулося — отже, маємо визнати дохід у момент визнання витрат: Дт 48 – Кт 718.
Тоді у 2025 році ці витрати вже будуть враховані в межах ліміту 20% доходів цього ж року, а у 2026 році відбудеться їх реалізація за рахунок створеного резерву — без нового доходу, але і без нового навантаження на ліміт. Тоді в звіті за 2026 рік у вас буде нуль дозоду і нуль витрат, а протягом року всі "адиіністративні" витрати ви здійнсюєте за рахунок ліміту (дт474 Кт661,651, 685 тощо). Це головний напрямок корекції.

Другий , допоміжний шлях оптимізації:
Переглянути структуру витрат, щоб відокремити витрати на статутну діяльність від адміністративних. Навіть у період без проєктів організація може здійснювати статутну діяльність: інформаційна робота, підтримка сайту, комунікація з донорами, підготовка до нових проєктів — усе це не є адміністративними витратами, а відноситься до статутної діяльності (на Дт 949, а не Дт 92).

Закріпити підхід до класифікації витрат у наказі про облікову політику благодійної організації. Це важливо як для внутрішнього контролю, так і для зовнішнього підтвердження правильності дій під час перевірки.
Висновок: ризик перевищення ліміту 20% адміністративних витрат у рік без проєктної діяльності справді існує, але він виникає виключно через особливості ведення обліку, а не через реальне порушення норм цільового використання коштів. Щоб уникнути втрати неприбуткового статусу, необхідно завчасно планувати структуру витрат, застосовувати облік резервів та правильно класифікувати витрати за економічним змістом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!