Документальна перевірка: терміни, первинні документи та бух. регістри

Податкова документальна перевірка у 2026 році може охоплювати періоди, починаючи орієнтовно з вересня 2019 року, а щодо транспорту слід підготувати повний комплект первинних документів, внутрішніх наказів і бухгалтерських регістрів, що підтверджують його господарське використання.

Період, який може бути перевірений, визначається з урахуванням строків давності, установлених Податковим кодексом України. Загальний строк давності для нарахування податкових зобов’язань становить 1095 днів (ст. 102.1 ПКУ). Водночас перебіг цього строку було зупинено на період дії карантину та воєнного стану. Зокрема, з 18.03.2020 перебіг строків давності зупинявся відповідно до п. 52-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, а з початком воєнного стану та до 31.07.2023 — на підставі п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. У сукупності це означає, що у 2026 році контролюючий орган має право перевіряти операції за періоди, що фактично починаються з осені 2019 року, якщо раніше вони не були перевірені.

Оскільки на підприємстві є транспортні засоби, які використовуються у господарській діяльності, податкова під час документальної перевірки звертатиме увагу як на правові підстави володіння або користування транспортом, так і на підтвердження реальності витрат та їх зв’язку з діяльністю підприємства. Насамперед необхідно підготувати правовстановлюючі документи: свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів, договори купівлі, оренди чи лізингу з актами приймання-передачі, а також повідомлення за формою № 20-ОПП щодо самих транспортних засобів і місць їх зберігання (п. 63.3 ПКУ, Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588).

Для підтвердження використання транспорту у господарській діяльності потрібно мати первинні документи щодо експлуатації. Типові подорожні листи наразі не є обов’язковими, однак підприємство повинно застосовувати власну форму первинного документа, що містить усі обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. У таких документах, як правило, фіксуються маршрут руху, показники спідометра на початок і кінець поїздки, витрати пального та підписи відповідальних осіб. Для вантажних перевезень обов’язково зберігаються товарно-транспортні накладні як документи, що підтверджують факт перевезення.

Окрему увагу під час перевірки приділяють пальному. Слід підготувати договори з постачальниками пального, фіскальні чеки або податкові накладні, акти списання пального, складені на підставі даних подорожніх листів і затверджених на підприємстві норм витрат. Такі норми мають бути оформлені внутрішнім наказом керівника. Також доцільно мати накази про закріплення транспортних засобів за водіями, про встановлення лімітів використання авто та про режим їх експлуатації.

Щодо технічного обслуговування та ремонту транспорту необхідно підготувати договори з СТО, акти виконаних робіт, накладні на запасні частини, шини, акумулятори, а також внутрішні картки обліку пробігу шин і напрацювання акумуляторів. Усі ці документи підтверджують обґрунтованість витрат та їх зв’язок із господарською діяльністю.

Якщо облік ведеться в електронній формі, підприємство зобов’язане забезпечити можливість доступу до таких документів та, за вимогою перевіряючих, надати їх у паперовому вигляді.

Із бухгалтерських регістрів податківці мають право вимагати ті, що стосуються предмета перевірки (ст. 85.2 ПКУ). Зазвичай це оборотно-сальдові відомості та картки рахунків

Раді допомогти, звертайтесь ще!