Так, ваше підприємство може компенсувати працівникам витрати на придбання пального на інших АЗС. Це можливо, якщо працівники використовують власні або службові автомобілі для господарської діяльності підприємства, а неможливість заправки у вашому місті підтверджена об'єктивними обставинами (як-от пошкодження всіх місцевих АЗС унаслідок бойових дій).

Працівники повинні надавати оригінали фіскальних чеків (касових чеків/квитанцій) з інших АЗС, які підтверджують факт і вартість придбаного пального. Ці чеки є первинними документами, необхідними для бухгалтерського обліку.

Випадки подання авансового звіту наведені у пп. 170.9.4 ПКУ. Так, згідно із пп. «а» пп. 170.9.4 ПКУ підставою для подання авансового звіту – наявність оподатковуваного доходу, що у випадку із видачею коштів на госппотреби може виникнути переважно у разі несвоєчасного звітування.

Отже, подання авансового звіту обов’язкове, коли видача коштів на госппотреби:

• не пов’язана із відрядженням;


• здійснюється у готівковій формі, в тому числі шляхом зняття готівки із платіжної картки.

Якщо ж витрачання коштів на госппотреби було у безготівкові формі, подавати авансовий звіт не обов’язково, як власне, прямо зазначено у ПКУ. https://7eminar.ua/news/1057-kosti-pid-zvit-na-gospodarski-potrebi-skladannya-avansovogo-zvitu

Для належного обліку та уникнення податкових ризиків також необхідно оформити внутрішні документи підприємства, такі як:Наказ керівника про використання працівниками власних або службових автомобілів для господарських потреб у зв'язку з форс-мажорними обставинами.
Шляхові листи або інші внутрішні документи, що підтверджують маршрут, кілометраж та фактичне використання пального саме у господарській діяльності (навіть якщо їх форма не є суворо обов'язковою, вони допоможуть обґрунтувати витрати).
Зведений звіт про використання пального наприкінці місяця також буде корисним внутрішнім документом для контролю.

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!