Як підтвердити отримання товару без підписаного первинного документа

Потрібна внутрішня видаткова

Відсутність оригіналів видаткових накладних є ризиком, оскільки вони є основним первинним документом, що підтверджує господарську операцію. У таких ситуаціях можуть бути наслідки, передбачені абз. 2 п. 44.1 ПКУ, а саме: платник податку не має права формувати показник податкової звітності на підставі даних, котрі не підтверджені первинними бухгалтерськими документами, до яких належать, видаткові накладні, тощо. Відсутність підписів контрагента на видаткових накладних означає, що такий документ є неукладеним і, як наслідок, товар або послуга за таким документом не надавалася чи не передавалася, що не дозволяє підприємству формувати витратну частину на підставі таких документів.
Верховний Суд у постанові від 10.12.2020 р. У справі № 910/14900/19 звернув увагу на той факт, що визначальною ознакою господарської операції є те, що внаслідок її здійснення має відбутися реальний рух активів від продавця до покупця. Оформлювати первинний документ обов’язок продавця. Якщо покупець не підписав ВН, для зменшення ризиків бажано оформити внутрішній акт та зібрати інші підтверджуючі документи (Положення № 88, ст. 9 Закону № 996-XIV). ВН є лише одним з елементів, що підтверджує операцію, зберіть усі можливі непрямі докази її реальності. До такого пакету можуть входити: Договір з усіма додатками та специфікаціями, на підставі якого виконувались доставка. Банківські виписки, що беззаперечно підтверджують факт повної оплати за товари згідно з умовами договору. Ділове листування з контрагентом щодо замовлення товару (електронні листи, повідомлення в месенджерах). Якщо товар надсилається поштою, підтвердженням отримання клієнтом товару можуть бути документи, за якими відповідальна особа надала товар на поштове відділення для пересилання клієнту. Плюс повідомлення пошти про отримання товару клієнтом. Якщо була доставка то має бути ТТН.

Відповідно до п. 2.6 Положення №88, якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному НП(С)БО або МСФЗ.

Відповідно до п. 3.5 Положення №88 у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Таким чином, в розглядуваній ситуації може бути такий порядок.

Підприємство затверджує наказом по підприємству правила документообігу, в яких зазначає, що якщо накладна, акт від клієнта не отримано своєчасно, дохід відображається в бухобліку на підставі примірника накладної, акту, підписаних тільки представником підприємства продавця (виконавця), з додатковою поміткою такого представника на накладній, акті, що вони передається в бухгалтерію для відображення операції в бухгалтерському обліку в місяці виписування накладної, акту. Далі в цих правилах зазначається, що при отриманні від клієнта підписаних накладної, акту в обліку на дату отримання документів від клієнта відображається різниця (якщо вона є) між показниками підписаних клієнтом документів і примірниками цих документів без підпису замовника. Хоча, як правило, такої різниці не буде. Якщо господарські операції оформити так, як встановлює Положення №88, проблем з податковою бути не повинно. Тому що все зроблено в рамках чинного законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!