На нашу думку, при направленні працівника у відрядження Ви видавали наказ про це відрядження, в якому зокрема, вказували строк відрядження.

Тому працівник мав дадати Вам звіт про відрядження та використані кошти надані під звіт у встановлені законодавсвтом строки.

Якщо відрядження по строку з наказу мало бути завершено десь в лютому - березні 2022 р., то після спливу строку надання звіту про використання отриманого авансу Ви мали б застосвувати норми п. 170.9 ПКУ, в редакції, що діяла на той момент (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20220322#n3965):

"170.9. Оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
170.9.1. Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:
а) на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно із цим підпунктом.

...170.9.2. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту..."

Отже, працівник мав подати звіт про завершення відрядження та повернути невикористаний залишок коштів протягом 5 банківських днів після завершення відрядження.

Якщо працівник не подав звіт і не повернут залишок коштів, то отриманий ним аванс вважається надміру витраченими коштами та підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. І це, на нашу думку, треба було зробити ще в 03/2022. Податки утримують з суми місячного доходу працівника (поряд з податками по нарахованій зарплаті).

Тому ця ситуація потребує доплати податків за 03/2022 (або 02/2022 - коли мадо завершитися відряджкння + 5 р.д.).

За неутрання ПДФО та ВЗ передбачена відповідальність за ст. 125-1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20251005#n18003):

"Стаття 125-1. Порушення правил нарахування, утримання та сплати (перерахування) податків у джерела виплати

125-1.1. Ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь нерезидента або іншого платника податків, а також нерезидентом, на якого покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому розділом III цього Кодексу, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 10 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

125-1.2. Ті самі дії, вчинені умисно, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

125-1.3. Діяння, передбачені пунктом 125-1.2 цієї статті, вчинені повторно протягом 1095 календарних днів, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 50 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

125-1.4. Діяння, передбачені пунктом 125-1.2 цієї статті, вчинені протягом 1095 днів втретє та більше, -

тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 75 відсотків суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання або податкового боргу, що виникає внаслідок вчинення таких дій, та обов’язок щодо погашення такого податкового боргу, у тому числі пені, покладається на податкового агента. При цьому платник податку - отримувач таких доходів звільняється від обов’язку погашення такої суми податкових зобов’язань або податкового боргу, крім випадків, встановлених розділом IV цього Кодексу.

Податковий агент звільняється від відповідальності відповідно до цього пункту, якщо ненарахування, неутримання та/або неперерахування податку на доходи фізичних осіб самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого пунктом 169.4 статті 169 цього Кодексу, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами цього Кодексу."

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!