На жаль прямої відповіді законодавство не містить
При такому переході виникає проблема саме з невикористаними відпустками за минулі роки.
Адже під ті, які ваші працівники набудуть вже в 2026 році, ви створювати резерв будете в 2026 році, коли перейшли в категорію малих.
Детальніше про механізм створення на подальший облік можна прочитати в нашому матеріалі.
https://7eminar.ua/news/4890-rezerv-vidpustok-yak-stvoriti-na-2025-rik

А от з накопиченою кількістю днів за минулі роки виникає проблема, однозначного вирішення якої законодавство не пропонує.Існує 2 можливих варіанти:
1. Ретроспективно перерахувати попередні періоди. Тобто, розділити ваші невикористані 1500 днів окремо по роках, за які такі відпустки не використані (умовно, окремо 100 днів за 2022 рік, 500 днів за 2023 рік і т.д.). Зробити перерахунок за попередні періоди так, якби ці дні були використані вчасно і визначити суми затрат. Перездати уточнюючі декларації та фінансову звітність за попередні періоди з урахуванням перерахунку.

2. Списати ці суми (умовні 100 тис.), що не були використані за минулі періоди за рахунок нерозподіленого прибутку станови на 01.01.2026 року. Зробивши при цьому проводку Дт 44 - Кт 471 - 100 тис.

Так, в даному випадку ви втратите ці суми і не зможете напряму включити їх у витрати.
Але у випадку, якщо ваші працівники підуть і відпустку в 2026 році за невикористаний період (умовно) 2024 рік, то в разі перевірки такі витрати вам знімуть. Податківці вважають, що ці витрати на відпустки повинні були бути понесені ще в тому періоді, на який вони мали припадати. Тобто в 2024 році, раз відпустка за той рік. І включати їх у витрати 2026 року ви не мали б права.

Хоча як мікропідприємство ви і мали право працювати без таких резервів.

Включити безпідставно всю суму в 4 квартал 2025 року теж немає підстав. Тільки якщо ви проведете в обліку таке використання в періоді, що залишився. Наприклад, відправите працівників у відпустки в грудні, сплатите відпускні і включите ці суми у витрати цілком законно в 2025 році.

П(С)БО 26 "Виплати працівникам" містить п.7, в якому сказано, що виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнають зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді.
Оскільки резерв відпусток за минулі роки – це витрати минулих періодів, створювати на них резерв у майбутньому періоді ( а 2026 рік - це майбутній рік для відпусток 2022-2025 чи більш ранніх років) не передбачено законодавством. Тому в такому випадку зазвичай і рекомендують списувати такі витрати за рахунок рах. 44 "Нерозподілений прибуток" або коригувати попередню звітність.

Раді допомогти, звертайтесь ще!