Витрати на відрядження: як відшкодувати квиток дружини працівника

Компенсувати вартість проїзду на заборонено, але це буде оподатковуваний дохід працівника

За ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 відрядженому працівнику гарантовано добові, проїзд, проживання коштом роботодавця. Підставою для виплати авансу чи компенсації понесених витрат є наказ про відрядження.

Порядок оподаткування витрат на відрядження визначено в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 Серед підтвердних документів, які по поверненні із відрядження працівник має надати при звітуванні є виписка з карткового рахунку, з якого проведена оплата.

Якщо плата проїзних квитків проведена чужою платіжною карткою (дружини) виникає ситуація, коли квиток для проїзду у відрядженого є, але понесені витрати він підтвердити випискою з карткового рахунку не може.

В такому разі при звітуванні керівник має примати рішення: компенсувати чи ні вартість проїзду. Якщо є наказ, квиток, виконана у відрядженні робота, відрядження відбулось і підстави у відмові компенсації не має.

Але в ситуації, коли не має виписки з карткового рахунку про оплату проїзду або надана виписка з чужого рахунку, компенсація вартості квитка призведе до виникнення оподатковуваного доходу у працівника ПДФО 18% та ВЗ 5%.

База нарахування ПДФО розраховується із застосуванням «натурального» коефіцієнта до ПДФО, який становить 1,219512 (пп. 164.5 ПКУ).

З суми компенсації утримується військовий збір за ставкою 5%. «Натуральний» коефіцієнт до бази оподаткування військовим збором не застосовується.

У додатку 4ДФ дохід відображається з ознакою «126».