Проблеми з документами після закордонного відрядження: що робити

Вітаю! Працівник вовернувся з закордоного відрядження. За проживання в готелі та заправку службового авто здійснював корпоративною карткою. Він надає не всі документи, немає дного рахунку та чеку до нього за готель та одного чеку за заправку паливом (за готель забувся взяти, чек за паливо загубив). По виписці з корпоративної картки видно, що розраховувався за готель та на заправці. Як бути з ціми сумами, які податки будуть, чи повинен він повернути дані суми чи ми можемо іх утримати з з/п? Скільки в нього є часу, щоб повністю відзвітувати?Чи будуть у підприємства витрати на проживання в такому готелі та заправку паливом?

ОК

Олена, консультант

експерт

03.11.2025 | 20:43

Очікує відповідь

При звітуванні по відрядженню працівник має додавати підтвердні документи

До підтвердних документів по відрядженню чи підзвітних сумах за пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 належать:

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

З огляду на це, виписка з карткового рахунку є не єдиним підтвердним документом. Оплату дійсно виписка підтверджує ,але по проживанню у відрядженні має бути персоніфікований рахунок, по заправці – має убути чек із зазначенням марки пального та його кількості. Це потрібно для оприбуткування пального.

Отже, керівник може прийняти рішення щодо визнання таких трат господарськими. Це дозволить сформувати витрати підприємства на підставі авансового звіту, до якого буде докладена виписка з КПК.

А от ПДФО/ВЗ нараховувати на таку бездокументарну компенсацію потрібно.

Якщо керівник прийме рішення не визнавати витрати без чека та рахунка, відряджений має повернути чуму заправки та проживання підприємству як безпідставно витрачені кошти.

Термін повернення визначається в локальному документі підприємства. При найми не пізніше граничного терміну звітування хап п. 170.9.3 ПКУ. Як варіант – утримання безпідставно витрачених коштів із зарплати. За наказом керівника можливо утримати із зарплати таку суму (ст.127 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n739 ).

Але видати такий наказ можливо не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу і сума утримання за наказом має не перевищувати 20% зарплати.

Без обмеження можна утримати за заявою працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!