Оформлення відшкодування витрат на відрядження членам Наглядової ради

Поїздку члена наглядової ради можна вважати відрядженням за наступних умов:
- наглядова рада є органом управління підприємством за статутом (ст. 88 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n476);
- положення про відрядження передбачає можливість відрядження члена органу управління підприємством;
- така поїздка виправдана виробничою необхідністю;
- надані підтверджуючі документи про перебування у відрядженні.
Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Член наглядової ради має надати один із зазначених документів.
Згідно з тим самим пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Тобто, для відрядження члена наглядової ради має бути наказ та один з документів, що підтверджують перебування у відрядженні.
За виконання усіх перелічених умов члену наглядової ради може бути виплачено добові без оподаткування в межах 800 грн за добу по Україні та 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження за кордон.

Для відшкодування та списання вартості пального у відрядженні без податкових наслідків необхідні документи, що підтверджують його купівлю до або під час відрядження (чеки РРО), договір оренди або позички авто (якщо авто належить відрядженому) та/або наказу про закріплення за авто (якщо авто належить підприємству або в оренді), шляхових листів та затверджених норм списання пального.

Щодо пального радимо наш курс: https://7eminar.ua/events/2651/4422

Раді допомогти, звертайтесь ще!