Витрати на участь у виставці слід відносити на витрати у жовтні, коли відбувся захід, а не в липні, коли була здійснена оплата.

На мою думку, у цьому випадку слід керуватись нормами пунктів 6–8 ПСБО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25, згідно з якими витрати визнаються за періодом їх здійснення або за періодом, з яким вони пов’язані, тобто за принципом відповідності доходів і витрат.

У вашій ситуації: Участь у виставці та відрядження фактично мали місце у жовтні. Оплата за участь у виставці була авансова, здійснена в липні.

Відсутність акта не заважає визнанню витрат, якщо послугу реально надано та її отримання підтверджується іншим способом (договором, квитками, запрошенням, тощо).

Водночас, згідно з п. 9.2 П(С)БО 16, авансова оплата не є витратами.

Отже, у липні ви не визнаєте витрат, а лише обліковуєте аванс. У жовтні, коли відбувся сам захід і отримано економічну вигоду, ви відносите витрати на відповідний рахунок (Дт 92 або 93).

Якщо акта немає, підготуйте альтернативні підтверджувальні документи (запрошення, програма заходу, посадкові талони тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!