Так, ви можете віднести на витрати підприємства (рахунки 92 або 93) вартість придбаної працівником програми для сканування штрих-кодів. Це можливо за умови, що ви зможете документально обґрунтувати зв'язок цих витрат із господарською діяльністю, а саме — з метою відрядження. Наявні у вас документи є хорошою основою для такого обґрунтування.

Щоб відшкодувати працівнику витрати без оподаткування та правомірно включити їх до складу витрат підприємства, необхідно дотриматися двох ключових умов: довести зв'язок витрат з господарською діяльністю та надати належні підтвердні документи.

1. Зв'язок з господарською діяльністю та метою відрядження

Перелік витрат на відрядження, що можуть бути відшкодовані, не є вичерпним. Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 170.9.1 дозволяє відшкодовувати «інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження».

У вашому випадку придбання програми для сканування штрих-кодів клієнтів безпосередньо пов'язане з метою відрядження — участю у конференції для налагодження ділових контактів. Щоб це довести, рекомендується оформити звіт про відрядження (у довільній формі). У цьому звіті працівник повинен зазначити:

Мету відрядження (наприклад, «участь у конференції XYZ, пошук нових клієнтів та партнерів»).
Обґрунтування необхідності придбання програми (наприклад, «для оперативного збору та обробки контактних даних учасників конференції, які надавалися у форматі штрих-кодів на бейджах»).
Результати використання програми (наприклад, «за допомогою програми було зібрано контактні дані 50 потенційних клієнтів»).
Такий звіт, затверджений керівником, разом із наказом про відрядження та іншими документами (програма конференції, бейдж) буде вагомим доказом виробничого характеру витрат.

2. Документальне підтвердження витрат

Працівник повинен надати документи, що підтверджують як факт придбання послуги, так і факт її оплати.

Підтвердження послуги: Роздруківка електронного замовлення програми з сайту або з електронної пошти є достатнім підтвердженням того, що саме було придбано.
Підтвердження оплати: Оскільки оплата, ймовірно, здійснювалася з особистої картки працівника, найкращим підтвердженням буде виписка з карткового рахунку, що засвідчує списання коштів. Це прямо передбачено Податковим кодексом України, пп. 170.9.2.

Раді допомогти, звертайтесь ще!