Компенсація витрат на відрядження: правила та процедура оформлення

Доброго дня. Співробітник їздив у відрядження за кордон, було видано аванс 20 000грн. разом з добовими, добові виплачували 80 Євро за добу.
Після відрядження працівник надав:
чек за квитки Київ-Прага 3500грн., чек за житло 120 Євро, але оплачував гривневою картою, дата оплати 10.08, є виписка з банку
Інші витрати на харчування та проїзд по місту покрили добові.
Ми повинні компенсувати квитки на дорогу та житло в тій вартості яка у нього списалася з банківської карти? Авансовий звіт працівник складає в гривнях?

ТК

Тимур, консультант

експерт

07.10.2025 | 07:34

Очікує відповідь

Розглянемо Ваші запитання.

1. Курс НБУ. У разі направлення працівника у закордонне відрядження із наданням йому авансу у гривнях, виникає питання: за яким курсом НБУ слід проводити перерахунок витрат — на дату видачі авансу чи на дату затвердження витрат керівником?

Зважайте на те, що працівникові виплатили гривні, а не валюту, операція з купівлі іноземної валюти фактично відбувається пізніше — під час витрат за кордоном. Тож у цьому випадку витрати слід враховувати за курсом НБУ на дату затвердження витрат керівником, оскільки саме тоді відбувається первинне визнання валютної операції в обліку.

УВАГА! Операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції (п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Мінфіну 10.08.2000 № 193 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00#o35 ).

Таким чином, усі витрати (включаючи добові), понесені працівником у відрядженні за кордоном, за умови, що аванс було видано у гривнях або не видано взагалі, визначають за курсом НБУ на дату звітування.

2. Комісія банку. У разі використання особистої платіжної картки у закордонному відрядженні, банк може утримувати комісію — за зняття готівки, обмін валюти тощо. Витрати на сплату цих комісій зменшують залишок коштів на рахунку працівника. При цьому дуже спірним є питання відшкодування цієї комісії працівникові без ПДФО та ВЗ.

З одного боку, користуючись бюджетної нормою абзацу п’ятого п. 4 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n12 , підприємство має право компенсувати працівнику витрати на комісійні платежі банку (включаючи витрати на конвертацію валюти), але лише за наявності підтверджуючих документів.

Таким підтвердженням є виписка банку-емітента платіжної картки. Своєю чергою, «пп.» а пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 зазначено, що виписка або відомості з рахунку можуть бути підставою для відшкодування.

З іншого боку, щодо цього питання радимо отримати ІПК.

3. Мультивалютний звіт. Лицьовий бік мультивалютного авансового звіту заповнюють так:

— у графі «Одержано (від кого, № та дата)» наводять стільки рядків, скільки виплат було здійснено підзвітній особі. Тобто на кожну валюту — окремий рядок (чи декілька рядків — якщо аванс видавався частинами);

— у графі «Усього отримано» можна спочатку зазначити загальну суму отриманого авансу в гривні (наприклад, 5850,39), а далі в дужках розшифрувати (Є100/4850,39 і 1000,00). Аналогічно можна заповнити графу «Витрачено» (так само й зворотній бік авансового звіту), а також графи «Залишок» і «Перевитрата»;

— у графах «Залишок унесений» і «Перевитрата видана» інформацію про повернення залишку/видачу перевитрати теж зазначають окремими рядками. Позаяк форма авансового звіту містить тільки один рядок, інформацію щодо другої валюти доведеться заносити вручну.

Решту граф мультивалютного авансового звіту заповнюють аналогічно, як і при внутрішньоукраїнських відрядженнях.

Раді допомогти, звертайтесь ще!