Витрати працівника: чи потрібна банківська виписка та утримання ПДФО

Ні, виписка не потрібна.

Виписка потрібна, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій розрахунок відбувається із застосуванням платіжних інструментів (п.170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250101?lang=uk#n3965). Працівник розрахувався готівкою, тож виписка не потрібна.

Оподаткування можна уникнути. Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Отже, щоб не виникало додаткове благо потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт: В разі виробничої необхідності здійснює придбання послуг та матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі сплата за перереєстрацію свідоцтва буде вважатися пов’язаною з трудовою функцією працівника.

Якщо така сплата разова, можна видати наказ в якому доручаєте працівнику здійснити перерєстрацію свідоцтва ТЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!