Оформлення виплат за страховку автомобіля директора: нюанси та податки

Так, директор має право і повинен оплатити страховку за автомобіль, що є основним засобом підприємства, за рахунок коштів цього підприємства. Це є господарською потребою.

Оформити це слід шляхом видачі директору коштів під звіт. Оскільки йдеться про обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності, така операція не призведе до податкових наслідків ні для директора (це не є його додатковим благом), ні для підприємства на єдиному податку.

Розглянемо процес та податкові аспекти покроково.

1. Як правильно оформити видачу коштів
Оскільки платником за договором страхування виступає фізична особа (директор), підприємство не може сплатити страховій компанії напряму. Тому єдиний правильний механізм — це видача коштів директору під звіт на господарські потреби.

Алгоритм дій:

Наказ керівника. Директор видає наказ (сам на себе), в якому зазначає необхідність застрахувати автомобіль підприємства (вказати марку, держ. номер) та доручає собі (як працівнику) здійснити оплату страхового полісу. У наказі також слід зазначити про видачу підзвітних коштів у необхідній сумі.
Перерахування коштів. Бухгалтерія перераховує кошти з поточного рахунку підприємства на особисту (зарплатну) картку директора.Призначення платежу: «Перерахування коштів під звіт на господарські потреби (оплата договору страхування автомобіля згідно з наказом №__ від ..2025)».
Оплата та звітування. Директор оплачує страховий поліс та надає до бухгалтерії підтвердні документи:Копію договору страхування (полісу), де зазначено автомобіль підприємства та ПІБ директора як страхувальника/користувача.
Квитанцію про оплату (чек, виписку з карткового рахунку), що підтверджує факт розрахунку.
Авансовий звіт. На підставі цих документів складається «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Оскільки всі кошти витрачені за призначенням і залишку немає, звіт має виключно підтвердний характер.
2. Податкові наслідки
Для директора (ПДФО та Військовий збір):

Сума, сплачена підприємством за обов'язкове страхування свого працівника, не є його оподатковуваним доходом (додатковим благом).

Це прямо передбачено Податковим кодексом України, пп. 165.1.5 п. 165.1 ст. 165. Згідно з цією нормою, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються суми внесків на обов’язкове страхування. Страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів є обов'язковим згідно із Законом України «Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів».

Таким чином:

ПДФО (18%) не утримується.
Військовий збір (5%) не утримується.

Важливо: Якби йшлося про добровільне страхування (наприклад, КАСКО), де вигодонабувачем є фізична особа, то така сплата вважалася б додатковим благом і підлягала б оподаткуванню.

Для підприємства (платника єдиного податку 3 групи):

Дохід не виникає. Видача коштів під звіт та їх цільове використання не є доходом підприємства.
Витрати не впливають на об'єкт оподаткування. Для платників єдиного податку об'єктом оподаткування є дохід, а не прибуток, тому сума витрат на страхування не зменшує податкові зобов'язання.
Немає порушення умов перебування на спрощеній системі. Розрахунок відбувається у грошовій формі (переказ коштів працівнику), тому заборона на негрошові розрахунки не порушується.

Раді допомогти, звертайтесь ще!