Правила компенсації витрат за готель у відрядженні працівників

Добрий день. У відрядженні два дні були два робітника. Мешкали у двох у двомісному номері, готівкою оплатили кожен за себе. Але для повернення понесених витрат за готель надають один рахунок з відмітки ПІБ двох та загальною сумою 2600,00 на двох за дві доби та один чек на 2600грн. (без ПІБ) тільки, що проживання за 1добу у 2*1300=2600грн. Як правильно зробити авансові звіти та компенсувати їм витрати за готель? Кожному працівнику половину від 2600,00 або одному 2600,00?

АК

Антон, консультант

експерт

13.09.2025 | 18:55

Очікує відповідь

У даному випадку, на нашу думку, можна відшкодувати повну вартість 2600 грн проживання одному працівнику, оскільки фіскальний чек та рахунок єдині.

Стосовно оплати витрат одним працівником за себе та інших у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.
Головною умовою у разі оплати витрат за проживання у готелі кількох відряджених осіб є наявні оригінали підтвердних документів фактичних витрат на наймання житлового приміщення (квитанції (рахунка) на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні), які мають містити конкретну інформацію стосовно кожного відрядженого працівника, а саме: прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату; терміни проживання у готелі зазначених осіб; вартість найнятих ними номерів готелю; види та вартість включених до квитанції (рахунка) витрат.

Враховуючи наявність єдиного готельного рахунка (із зазначенням обох відряджених працівників) та єдиного фіскального чека на повну суму, вважаємо за правильне провести відшкодування одному з працівників на повну суму 2600 грн. При цьому рекомендуємо у наказі про відрядження передбачити вказівку цьому працівнику здійснити оплату вартості проживання за обох відряджених працівників.

Зауважимо, що у разі оплати працівником вартості проживання у двомісному номері без зазначення особи іншого проживаючого, відшкодування йому витрат з віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номера, то вартість другого місця в даному номері буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40983)

Раді допомогти, звертайтесь ще!