Як правильно відобразити прихід ТМЦ при звірці накладної

Давайте розбиратися:

Одразу зауважу: просто оформити прихід поточною датою на 201 чи 221 рахунок і одразу списати на витрати не вийде, тому що це класична бухгалтерська помилка, яка викривляє фінрезультат минулих періодів.

Ваша накладна має вік у два роки, Ви маєте справу з виправленням помилок минулих періодів, що регулюється НП(С)БО 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах".

1. Методологія виправлення (рахунок 44)

Згідно з п. 4 НП(С)БО 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#o38 , виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

Через те, що ці розхідні матеріали вже давно фактично використані (просто не були відображені в обліку), Ви не можете ставити їх на прихід як "нові".

• Правильне проведення: Дт 441 (442) - Кт 631 - на суму накладної з ПДВ.
  Це проведення "додає" Вам борг перед постачальником і одночасно коригує Ваш прибуток минулих років, оскільки витрати тоді були занижені. Використовувати рахунки 91/92 у поточному періоді не можна, бо ці витрати не стосуються 2026 року (ст. 4 Закону про бухоблік щодо принципу нарахування та відповідності https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n83 ).
• Якщо Ви оплатили товар, але не провели накладну, у Вас на рахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами" два роки "теліпається" дебетове сальдо. Правильне проведення зараз: Дт 441 (442) - Кт 371.
  Цим записом Ви нарешті "закриваєте" аванс, який фактично вже давно перестав бути авансом, і відображаєте витрати минулих років через нерозподілений прибуток (п. 4 НП(С)БО 6).

2. ПДВ (Податковий кредит). Тут на Вас чекає розчарування. Згідно з п. 198.6 ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , платник податку не може віднести до податкового кредиту суми ПДВ, не підтверджені зареєстрованими ПН. Але головне обмеження - це строк.

• Відповідно до того ж пункту, право на податковий кредит зберігається протягом 365 календарних днів з дати складання ПН.
• Оскільки накладній два роки, термін для включення ПДВ до кредиту вже давно минув. Тому всю суму накладної (разом із ПДВ, який Ви "втратили") доведеться відносити на рахунок 44.

3. Чи потрібні уточненки в такому разі?

Відповідно до ст. 50 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1258 , уточнення подається, якщо помилка призвела до заниження або завищення податкових зобов'язань.

• Податок на прибуток: Оскільки Ви не провели накладну, Ви штучно завищили свій прибуток (не врахували витрати). Ви маєте право подати Уточнюючу декларацію за той період, щоб зменшити податок. Але знову ж таки - це право, а не обов'язок. Якщо Ви просто проведете Дт 44 Кт - 371, або Дт 44 - Кт 631 Ваш баланс вирівняється, але переплачений податок держава Вам не поверне.
• Фінзвітність: У звіті за І квартал або півріччя 2026 року у графах "на початок періоду" Ви маєте показати вже виправлене (зменшене) сальдо по 371 рахунку та по 44 рахунку. Це і є ретроспективне виправлення за НП(С)БО 6.
• Якщо Ви вирішите подавати Уточнюючу Декларацію за 2024 рік, то до неї, як додаток, повинна бути подана і виправлена фінзвітність за 2024 рік. Спочатку подаєте виправлену фінзвітність, потім подаєте УД та ставите відмітку про подання додатка ФЗ.

4. Документальне оформлення

• Акт звірки з постачальником: де зафіксовано цю розбіжність.

• Бухгалтерську довідку: це Ваш головний первинний документ у цій ситуації (п. 9 ст. 9 Закону про бухоблік). У ній Ви описуєте суть помилки, посилаєтесь на НП(С)БО 6 та вказуєте причину, чому сума списується на 44 рахунок, а не на витрати періоду.

Раджу Вам не "паритися" з уточненням старої фінзвітності, якщо Ви не плануєте "відвойовувати" переплату з податку на прибуток за 2024 рік через УД. Просто "підчистіть" вхідні залишки на 01.01.2026 через 44 рахунок, складіть грамотну бухгалтерську довідку і забудьте про цю накладну. Це найбільш економний за часом варіант, який не порушує логіку балансу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!