Те, що директор перераховує кошти працівникам зі своєї особистої картки (або картки дружини), дійсно є ризиковою практикою. Основні моменти, на які варто звернути увагу:

1. Базове правило
Всі перекази між фізичними особами, відповідно до ст. 164 ПКУ, вважаються доходом отримувача і підлягають оподаткуванню.
Звільнення від оподаткування можливе лише у випадках, прямо передбачених ст. 165 ПКУ.
2. Які перекази не оподатковуються (ст. 165 ПКУ)
Перекази між родичами 1–2 ступеня спорідненості.
Повернення боргу, яке можна підтвердити документально (!).
Продаж вторсировини чи власновирощеної продукції.
Повернення коштів за товари/послуги.
Переказ коштів зі свого ФОП-рахунку на особисту картку.
У вашому випадку підходить лише варіант з «поверненням боргу». Але тут важливо:

має бути розписка чи інший документ, який підтверджує, що працівник дійсно надавав директору ці кошти;
у призначенні платежу потрібно чітко писати: «Повернення боргу за розпискою №__ від ..2025».
Без цього податкова кваліфікує кошти як неоподаткований дохід, і тоді працівник буде зобов’язаний сплатити 18% ПДФО + 5% військового збору (разом 23%).

3. Як податкова може дізнатися
Є шість основних інструментів контролю (докладніше – у статті https://7eminar.ua/news/8634-kontrol-dps-za-rozraxunkami-u-2025-roci-novi-pidstavi-poryadok):

Дані від НБУ про значні обсяги P2P-переказів.
Інформація від фінансових установ.
Фінмоніторинг (Меморандум ДПС, БЕБ та Держфінмоніторингу від 03.05.2025).
Розкриття банківської таємниці за рішенням суду.
Запити ДПС на пояснення (пп. 20.1.1 та 73.3 ПКУ).
Контрольні закупівлі (наприклад, через маркетплейси).
У вашій ситуації найбільш імовірні – варіанти 1 і 5.

4. Практичні ризики
Разові «повернення боргу» ще можна пояснити документально.
Але систематичні виплати багатьом працівникам викликають питання. Податкова захоче бачити підтвердження не тільки від директора, але й від кожного працівника: коли і в якій формі він давав кошти директору. Очевидно, що в реальності цього не було, і тоді такі розписки не допоможуть.
5. Як краще робити
Якщо вже є необхідність допомагати працівникам, готівкою це безпечніше – такі кошти не проходять через банківську систему, а отже, і не підпадають під автоматичний контроль.
Або ж оформлювати перекази документально як повернення боргу з підтверджуючими документами.

Корисні статті для ознайомлення:

«Небезпечні перекази на особисту картку та податкові наслідки у 2025» – https://7eminar.ua/news/6052-nebezpecni-perekazi-na-osobistu-kartku-ta-podatkovi-naslidki-u-2025#chomu-banky-mozhut-pereviryaty-kartkovi-rakhunky
«Контроль ДПС за розрахунками у 2025 році: нові підстави та порядок» – https://7eminar.ua/news/8634-kontrol-dps-za-rozraxunkami-u-2025-roci-novi-pidstavi-poryadok

Раді допомогти, звертайтесь ще!