Оформлення витрат на відрядження без документів: що врахувати

Робітник у відрядженні знаходився в частному готелі, який знайшов в інтернеті. Фізична особа, яка здійснювала заселення, не дає ніяких документів. Пояснює це так - квартира родича, який знаходиться в ЗСУ, Клієнти знаходяться через платформу букнет (якщо я правильно зрозуміла), який і платить за нього всі податки. Питання: як правильно оформити ці витрати? Нарахувати на цю суму всі необхідні податки ( подоходний та військовий збір) та звітувати про це? Це буде достатньо? Ми - платник єдиного податку

ОК

Олена, консультант

експерт

09.09.2025 | 08:41

Відповідь надано

Підставою для відшкодування витрат на проживання у відрядженні є підтвердний документ

Відшкодування витрат по відрядженню проводиться на підставі підтвердних документів. По проживанню це рахунок готелю та розрахунковий документ. У разі оплати платіжною карткою при звітуванні надається виписка з карткового рахунку, якою проведена оплата (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 )

Якщо відсутні будь-які із цих документів підстав для відшкодування взагалі не має.

Якщо приміром відряджений надав виписку з карткового рахунку про полату проживання, але відсутній рахунок із зазначенням ПІБ відрядженого, дат поселення та виселення, класності та вартості проживання (виписка очевидно не дає такої інформації), то компенсація понесених витрат оподатковується у відрядженого ПДФО/ВЗ як допблаго. Платформа скоріш за все сплачує податки за власника квартири і до відрядженого це відношення не має.

Отже рахуєте базу нарахування ПДФО 18% із коефіцієнтом 1,219512. ВЗ 5% без коефіцієнта (ЗІР, 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42249). В 4 ДФ ознака доходу «126».

Раді допомогти, звертайтесь ще!