При створенні об’єкта нематеріальних активів (НМА) всі витрати, які здійснюються для його створення, капіталізуються на рахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів». Це стосується і заробітної плати, і послуг сторонніх організацій, і витрат на ліцензії, оренду дата-центрів тощо. Тобто, такі витрати не можна списувати у поточні витрати періоду, якщо вони безпосередньо формують вартість інвестиції у створення НМА.

Для визначення складу витрат, що капіталізуються, підприємству слід скласти внутрішній розпорядчий документ (наказ, розпорядження, кошторис, затверджений наказом), де чітко зафіксувати конкретний перелік витрат.

Відповідно до п. 17 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи», первісна вартість нематеріального активу, створеного підприємством, включає:

прямі витрати на оплату праці;
прямі матеріальні витрати;
інші витрати, безпосередньо пов’язані із створенням цього активу та приведенням його у стан придатності для використання за призначенням (оплата реєстрації юридичного права, амортизація патентів, ліцензій тощо).

Практично:

Витрати, що здійснюються виключно на створення НМА, відразу обліковуються на рахунку 154.
Якщо витрати мають змішаний характер (одночасно пов’язані з поточними послугами та розробкою майбутнього продукту), доцільно встановити базу розподілу. Це може бути:

облік робочого часу (для зарплати програмістів);
нормативи (наприклад, 50/50 чи інші пропорції, залежно від обсягу роботи);
економічні показники (наприклад, співвідношення доходу від поточних послуг і очікуваного доходу від майбутніх ліцензій).
Підприємство самостійно обирає найбільш обґрунтовану базу та закріплює її у внутрішньому наказі.

Щодо технічного відтворення такого розподілу: автоматизувати це в більшості програм без додаткових доробок чи програмних дописів досить важко, оскільки, наприклад, по заробітній платі можливо встановити тільки один рахунок витрат для кожного працівника.

Разом із тим, ручним проведенням раз на місяць, до того як буде здійснено закриття місяця, можна сторнувати віднесення до витрат (наприклад, на рахунок 92) відповідної суми та віднести її на рахунок 154.
Щодо технічного відображення в обліку:

Зарплата:
Дт 154 Кт 661,
Дт 154 Кт 651 (ЄСВ).
Послуги сторонніх організацій (оренда, консультації тощо):
Дт 154 Кт 685.

Для витрат, які спочатку відображаються на рахунках поточних витрат (наприклад, 92, 93), доцільно щомісячно робити сторнування та віднесення частини таких сум на рахунок 154 за бухгалтерською довідкою на підставі внутрішнього наказу (кошторису, розрахунку).

Наприклад:

Було нараховано зарплату Дт92(93,23) Кт661 за загальним встановленим на підприємстві алгоритмом наприклад в сумі 32000. При цьому, коштрисом визначено, що зарплата цієї особи на 50% відноситься на свторення НМА, оскліьи саме 50% робоочого часу особа працює надцим завданням. Тоді сторнуємо 50% зарплати та переводимо на разунок капінвестицій:

Дт 92 Кт 661 (сторно) – (--16 000 грн,) проводка із мінусом
Дт 154 Кт 661 – 16 000 грн.

Так само слід вчинити і з іншими витратами.
Радимо уникати проведень напряму Дт 154 Кт 92, щоб не спотворювати структуру витрат у фінзвітності. Правильніше — спершу відобразити витрати у складі операційних, а потім сторнувати й перенести їх частину на рахунок 154.

Такі операції потрібно здійснювати щомісячно, до закриття місяця, навіть якщо звітність подається раз на рік. Інакше у фінансовій звітності будуть завищені витрати та занижено фінансовий результат, що призведе до неправомірного зменшення бази оподаткування податком на прибуток.
Це впливає не лише на звітність, а й на розрахунок дивідендів та інші управлінські рішення.

Таким чином, вартість створюваного програмного продукту (НМА) формується поступово через капіталізацію витрат на рахунку 154. Після завершення розробки та введення в експлуатацію, його буде переведено з 154 на рахунок 125 «Нематеріальні активи».

Раді допомогти, звертайтесь ще!