Зауважимо: ведення подорожнього листа не вимагається жодним нормативним документом. Форми його також не встановлено. Однак вимога про складання первинних документів, що містять зміст господарської операції, зазначена в Законі про бухоблік — це основа для фіксації таких операцій в обліку.

Тому подорожній лист на практиці лишається найбільш зручним документом для відображення операцій із здійснення роботи транспорту та техніки, які є підставою для визначення витрат і віднесення їх до господарських. Підприємство може розробити інший документ, не обов’язково називати його «подорожній лист», але він повинен мати всі ознаки первинного документа, у тому числі й назву (ст. 9 Закону про бухоблік), і містити відомості про господарську операцію.

Ось ми і підійшли до головного. Що буде господарською операцією в цьому випадку?

Господарська операція з витрачання пального — це виконання роботи автотранспортним засобом із переміщення з пункту А в пункт Б на відстань Х км, здійснене у певних умовах дорожнього руху, що включають місцевість, погоду, пору року, навантаження та інші параметри.

Також для визначення змісту господарської операції важливо, чи здійснена вона в межах господарської діяльності (тобто такої, що спрямована на отримання прибутку), чи в межах негосподарської діяльності. Це визначає, чи можемо ми віднести податковий кредит на придбані витратні матеріали, зокрема пальне, до податкового кредиту звітного періоду, або маємо його компенсувати за п. 198.5 ПКУ.

Таким чином, якщо у підприємства замість окремих подорожніх листів існує якийсь великий журнал чи книга, де кожний водій записує свою щоденну поїздку із такими параметрами, як маршрут, відстань, заправки пального, мета поїздки, умови руху, — такий регістр обліку дійсно може бути загальним, якщо це зручно і так затверджено розпорядчими документами підприємства. Розрахунок списання пального ведеться за затвердженими нормами, які потрібно також або розробити, або замовити та затвердити окремим наказом. Надалі, згідно з даними подорожніх листів або записів у загальному регістрі, бухгалтер здійснює розрахунок пального на списання за нормами та складає акт списання.

Форма, яку ви описали, більш схожа на зведений регістр, і вона має право на існування, якщо первинними документами фіксується кожна поїздка та є докази як маршруту кожного авто, так і господарської призначеності таких маршрутів в інших первинних документах (наприклад, маршрутних листах кожного водія). Але зведений облік по всіх авто — кільометраж та витрати — очевидно ведеться за узагальненими нормами, і якщо автомобілі різні, це викликає сумнів. Отже, зведений регістр може бути, це навіть зручніше, але треба вести його щонайменше по кожному авто окремо та списувати за нормами саме на це авто.

Які ризики: визначення витрат як негосподарських — нарахування ПДВ; віднесення витрат до негосподарських тягне за собою додаткове благо для тих осіб, що використали пальне (це неочевидно, але теж може бути застосовано); нарешті, за відсутності первинних документів на списання або їх невірного заповнення витрати взагалі можуть бути поставлені під сумнів як не оформлені первинними документами.

Докладно про списання пального та ведення подорожніх листів — у статтях на сайті:

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list
https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Там є також зразки документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!