Компенсація за користування працівником власним транспортом при виконанні службових завдань оформлюється за заявою працівника та наказом керівника. Що саме компенсується — предмет домовленості. Зазвичай дійсно компенсується вартість використаного пального на службове завдання, потрібно узгодити норми та вести подорожні листи. Тоді працівник подає дані, скільки він витратив на службові завдання, а підприємство компенсує. Іноді компенсується і амортизація. Все це потрібно оформлювати відповідними документами.

Але якщо не було отримано від нього заяви та немає наказу (або відмовлено по заяві) — тоді компенсація не виплачується. Це право сторін — домовлятися про таку компенсацію чи ні. Найпростішим є просто нарахування доплати (за посаду водія або, наприклад, за інтенсивний характер праці тощо), щоб не мати справи з обліком та обґрунтуванням компенсації пального. Її потрібно обґрунтовувати подорожніми листами, оскільки на таку компенсацію не нараховується ЄСВ (Перелік №1170: https://zakon.rada.gov.ua/go/1170-2010-%D0%BF). Але іноді простіше зробити звичайну доплату у вигляді надбавки або премії, нарахувати ЄСВ на цю доплату і не мати справи з компенсацією. Вирішує підприємство.

Щодо оренди або позички.

Зверніть увагу, що не можна укласти договір оренди ( до речі він має бути нотаріально завірений ст. 799 ЦКУ — інакше не можна), а потім - передавати авто з рук в руки.

Якщо авто орендується підприємством, працівник не може ним користуватися у власних цілях — це авто повністю використовується тільки підприємством, яке саме закуповує пальне, заправляє, веде облік пального за нормами, і працівник у власних справах на такому авто не їздить. Працівник отримує орендну плату (з оподаткуванням ПДФО та військовим збором). Якщо це позичка — тоді він нічого не отримує, але умови ті самі: авто або в позичці, або ні, тобто його не можна вільно передавати туди й назад між позичкодавцем та позичкоотримувачем.

Фраза «сума бензину буде враховуватись у оренду транспортного засобу» — невірна. Підприємство саме купує пальне, якщо ТЗ орендується. При цьому поводитися з таким авто слід як зі службовим: якщо працівник за свій кошт заправив авто, він як підзвітна особа звітує, а підприємство виплачує перевитрату по авансовому звіту (або просто по довільному звіту, якщо авансовий звіт не подається — пп. 170.9.4 ПКУ).

Оренда або позичка регулюються одними й тими ж правилами з глави 58 ЦКУ: орендар або позичкоотримувач повністю здійснює утримання об’єкта, сам купує пальне, заправляє, а орендодавець отримує орендну плату (з утриманням податків податковим агентом).

Компенсація працівникові за використання авто оформлюється: заява, наказ, у якому встановлюється, що саме компенсується. Поточна діяльність — працівник передає подорожні листи, коли їздив у службових справах, бухгалтер згідно з наказом, де зазначено, що саме компенсувати і в якому розмірі, розраховує компенсацію та податки і виплачує окремо від заробітної плати, оскільки це додаткове благо. ЄСВ не нараховується. Подорожні листи в цьому випадку потрібні, щоб обґрунтувати, що це саме компенсація за реальні витрати працівника. Інакше можна було б без ЄСВ виплачувати працівникові необмежену суму, погодившись лише на підставі того, що сторони домовилися про витрати. Отже, саме для несплати ЄСВ потрібні подорожні листи, оскільки оподаткування в усіх інших випадках однакове.