Оформлення документів та облік для відрядження працівника за кордон

Розглянемо окремо Ваші питання:

1. Документи, що підтверджують право на перетин кордону (бронювання):

Основним документом, що надає право на виїзд, є підтвердження бронювання. Відповідно до Постанови КМУ №57 "Про затвердження Правил перетинання державного кордону громадянами України", заброньовані особи можуть перетинати кордон за наявності документів, що підтверджують їх бронювання. Це:

• витяг з наказу Міністерства економіки про бронювання військовозобов’язаного. Це документ перевірятимуть прикордонники. Витяг має бути завірений підписом керівника та печаткою підприємства (за наявності).
• закордонний паспорт.

Документи, що обґрунтовують ділову мету поїздки:

Копія наказу про направлення у відрядження, що пояснює прикордонникам, що поїздка є не приватною, а здійснюється в інтересах українського підприємства.

У наказі слід зазначити:

• ПІБ працівника та його посаду;
• країну та місто призначення;
• термін поїздки;
• чітку мету поїздки (наприклад, "для проведення переговорів з компанією-партнером (назва партнера) щодо укладення контракту", "для участі у виставці (назва виставки) з метою представлення продукції компанії");
• інформацію про те, що витрати, пов'язані з поїздкою, несе підприємство.

Документи, що підтверджують мету поїздки (дуже бажано):

• офіційне запрошення від іноземної компанії-партнера;копії контрактів або протоколів про наміри;
• квитки на виставку, семінар чи інший захід;
• бронювання готелю та авіаквитків.

Всі копії мають бути завірені печаткою підприємства та підписом керівника.

Військово-облікові документи потрібно мати в цифровій формі через «Резерв+».

2 Щодо оформлення відрядження рекомендуємо наш матеріал: https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Таким чином, для неоподаткування добових окрім наказу підтверджуватимуть факт відрядження документи на проживання та заправку авто, надані працівниками. А самі ці витрати мають бути відшкодовані за наданими документами.

Щодо відрядження на власному авто. Керівник видає наказ про відрядження, в якому зазначається транспортний засіб, на якому працівник вибуває у відрядження. Доцільно визначити і маршрут. Також на авто має складатися подорожній лист.

По поверненню із відрядження працівник звітує із наданням підтвердних документів на понесені витрати, в т.ч пальне. Якщо оплата проводилась ПК, то докладає виписку чи витяг з карткового рахунку (п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Зразок: Наказ про службове відрядження на власному автомобілі працівника

Раді допомогти, звертайтесь ще!