Зберігання документів електронного документообігу: необхідність та рекомендації

Так, оригінали електронних документів мають бути збережні в електронному вигляді. Розруківки на папері - це лише копіїї, можна їх зберігати за бажанням, але це не звільняє від збережння електронних оригіналів.

Електронні форми первинних документів, а також архів файлів звітності, поданої в електронному вигляді, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
Отже, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 ПКУ.
Згідно зі ст. 13 Закону України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
При неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;при наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Отже, зберігання звітності на сервері документообігу з законодавчох точки зору нічим не гірше, ніж зберігання на флешці. Проте слід пам’ятати, що відповідальність за збереженнядокументів несе саме платник податків. Це означає, що якщо з документами все гаразд, немає вимоги пред'являти їх саме з флешки абьо диску компьютера. Якщо ж вони втрачені (наприклад, через ліквідацію серверу ), відповідальність за їх відсутність несе платник податків, оскільки він не зробив резервної копії.
Щодо паперових носіїв - це не оригінали, а копіїї, і збереження паперових копій - це ініціатива підприємства, яка регулюється його внутрішніми процедурами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!