Заголовок тимчасово відсутній

Шляховий лист – це документ, що підтверджує використання пального в господарській діяльності підприємства, але не тільки. З 2011 року його використання не є обов’язковим, але підприємства можуть застосовувати власнорозроблені форми для зручності обліку. Основною умовою є наявність обов’язкових реквізитів, що відповідають вимогам законодавства.

Насамперед подорожній лист (ще називають його шляховим, дорожнім листом) є підставою для списання пально-мастильних матеріалів в обліку підприємства. Описаний у подорожньому листі маршрут є підтвердженням зв’язку витрат на пально-мастильні матеріали з господарською діяльністю підприємства. Він також знадобится для контролю роботи транспортних засобів, обліку робочого часу водіїв.

Суб’єктам господарювання, що експлуатують колісні транспортні засоби, з 14.08.2011 не обов’язково застосовувати подорожні листи. Таку вимогу скасував Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.07.2011 №3565-VI (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3565-17). Самі ж типові форми подорожніх листів скасували:

· легкового авто – з 16.04.2013 згідно з наказом Держстату від 19.03.2013 №95 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0521-13#Text);

· вантажного авто – з 10.12.2013 згідно з наказом Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.2013 №1005/1454 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1005733-13#Text).

Можете ознайомитися із шаблонами та зразками подорожніх листів на нашому сайті за посиланням https://7eminar.ua/documents?search=%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D1%80%D0%BE%D0%B6%D0%BD%D1%96%D0%B9+%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82.

Але за потреби підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, для обліку робочого часу водія, витрат і списання палива тощо можуть і надалі використовувати подорожні листи у своїй господарській діяльності.

Для зручності обліку роботи автомобілів та списання витраченого пального можете розробити свій подорожній лист. Затвердіть власнорозроблену форму наказом про облікову політику підприємства (https://7eminar.ua/documents?search=%D0%BE%D0%B1%D0%BB%D1%96%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D1%83+%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%96%D1%82%D0%B8%D0%BA%D1%83). Основою для його формування може бути скасована типова форма. Додайте до форми подорожнього листа додаткові рядки для записів про мету поїздки та детальний опис маршруту автомобіля.

Коли розроблятимете власну форму подорожнього листа, включіть усі обов’язкові реквізити первинних документів (п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155; п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17).

Отже, від типової форми подорожнього листа, можна відійти. Головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Інакше для обліку він не підійде.

Подорожні листи можна вести в електронній формі. Але для цього усі посадові особи, залучені до його створення, мають засвідчувати їх своїми кваліфікованими електронними підписами (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n34).

Визначимо кілька умов, за яких варто складати подорожні листи.

Подорожній лист може слугувати доказом того, що пальне використали у господарській діяльності. Головне описати в ньому мету поїздки як таку, що пов’язана з господарською діяльністю підприємства, а саме: з виробництвом та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг для отримання доходу (пп. 14.1.36 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256; ПКУ). Правильно сформульовані мета і маршрут поїздки у подорожньому листі підтвердять право підприємства не нараховувати умовний ПДВ на використане пальне за п. 198.5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931).

Якщо подорожній лист не підтверджує зв’язок витрат із господарською діяльністю, пальне може бути визнане додатковим благом для водія.

Зарплату водіям нараховують за годинними тарифними ставками за відпрацьований час. Подорожній лист доводить, що водій працював на маршруті.

Для оподаткування податком на прибуток під час розрахунку амортизації на автомобіль також маєте підтвердити, що використовували його у господарській діяльності. Адже з позиції податківці, якщо основні засоби чи нематеріальні активи не призначені для використання у господарській діяльності, у податковому обліку амортизацію на них не нараховують (роз’яснення ГУ ДПС у Тернопільській області https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/449338.html).

У пригоді також може стати наша стаття:

Подорожній лист https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Раді допомогти, звертайтесь ще!