Заголовок тимчасово відсутній

Для ФОП не передбачено спрощеного обліку ведення кадрової документації та документів по зарплаті.

Кадрові документи ФОП:

1) Насамперед це трудовий договір, який укладається між роботодавцем та найманим працівником. Стаття 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141 передбачає для ФОПів обов’язкову письмову форму трудового договору.

2) Штатний розпис не є обов’язковим для приватного підприємця, адже нерегламентований жодним нормативним забезпеченням. Відповідне роз'яснення Мінсоцполітики надало в листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133. Але! В цьому Листі зазначено: прийняття на посаду, не передбачену штатним розписом, можливе на підставі договору цивільно-правового характеру. При виконанні робіт, наданні послуг на підставі трудового договору повинні бути дотримані вимоги трудового законодавства, а при укладанні цивільно-правового договору на виконання певної роботи або за надання певних послуг слід керуватися цивільним законодавством. З огляду на це, радимо ФОП все ж таки мати штатний розпис. Ба більше, цей документ вимагає Держпраці при перевірках. Саме в цьому документі регламентується склад посад і професій, їхня назва на відповідність класифікатору, штатні одиниці та посадові оклади.

3) До початку роботи роботодавець зобов’язаний ознайомити своїх працівників із правилами внутрішнього трудового розпорядку (правила ВТР), а отже це ще один документ, який обов’язково має бути у роботодавця. Це пряма норма статті 29 КЗпП. Саме ця стаття КЗпП зобов’язує роботодавця ознайомити працівників з колом функціональних обов’язків, тобто з тою роботою, яку працівник буде виконувати на займаній посаді. Саме це ознайомлення відбувається через посадові або робочі інструкції, які складаються для працівників усіх посад зазначених у штатному розписі відповідно до Державного класифікатора характеристик професій та посад.

4) Трудові книжки. Тут відбулися зміни з 10 червня 2021 року. Приймаючи працівника на роботу він має право надавати роботодвцю трудову книжку паперову або витяг з електронного реєстру. Відповідно вносити записи чи ні вирішує сам працівник. Якщо є його бажання, то записи про прийняття, переведення, звільнення ФОП має йому вносити до паперової трудової книжки, яку ві надав для ознайомлення. Тобто має бути заява. Немає заяви на внесення записів, відповідно не вносяться і записи. ФОП віддає працівникам трудові книжки назад, подивившись їх при прийнятті, ФОП не зберігає в себе такі трудові книжки. А тому у роботодавця – ФОП ніколи не буде виникати необхідність сканувати копії документів про трудову діяльність. Окрема новація, на яку треба звертати увагу з 10 червня, при звільненні працівника ФОП – роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати такому працівнику копію наказу про звільнення. Зверніть увагу, не другий примірник, не витяг, а копію наказу про звільнення, завірена належним чином : «Згідно з оригіналом», підписом і ПІБ ФОП- роботодавця. Невидача такого документу може призвести до виплати середнього заробітку.

5) Накази з особового складу або кадрових питань обов’язково мають бути у підприємця – роботодавця. Це наказ про прийняття на роботу, про надання відпустки, про припинення трудового договору, повідомлення, заява й накази про надання відпустки, тощо.

6) Особова картка № П-2, яка має вестися для всіх працівників і ФОП не є виключенням. Але якщо з 10 червня 2021 року ФОП не буде заносити записи по працівниках в трудову книжку (прийняття, переведення, звільнення), відповідно ФОП не буде заповнювати розділ картки №П-2.6). Особова справа. Тут роботодавець буде самостійно вирішувати чи вести підприємцю таку особову справу по працівниках, накопичувати копії документів, які необхідні при прийнятті на роботу, які надаються під час підтвердження пільгових референцій, автобіографія, актуалізація даних. ФОП самостійно вирішує чи буде він вести це в особову справу працівника, оскільки такий документ не є обов’язковим для ФОП.

7) Облік робочого часу. Це є обов’язкова функція роботодавця. Це передбачено статтею 30 Закону про оплату праці, а отже ФОП – роботодавець зобов’язаний вести табель обліку робочого часу по всіх працівниках, з якими укладено трудовий договір по основному місцю роботи, за сумісництвом, в обов’язковому порядку.

8) Черговість надання відпусток визначається графіками. Це передбачено статтею 79 КЗпП. А отже якщо у підприємця є наймані працівники, навіть невеличка кількість, графік відпусток має бути обов’язково. Згідно статті 10 Закону про відпустки, не пізніше як за 2 тижні до встановленого графіком терміну, ФОП маєте обов’язково письмово повідомити працівника про відпустку.

9) Положення про оплату праці, положення про охорону праці, положення про заохочення та преміювання (за потреби).

Ознайомитись з кадровими документами ФОП Ви можете за посиланням https://7eminar.ua/events/2202/3153 або https://7eminar.ua/events/1991/2568 та https://www.youtube.com/watch?v=-xIoN6B1xig та у статті https://7eminar.ua/news/1878-fop-i-naimani-pracivniki-obmezennya-algoritmi-oformlennya-kadrovi-dokumenti

До обов’язкових кадрових документів ТОВ належить:

- Штатний розпис. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327 зі змінами (№10 від 25.10.2021 р.).

- Правила внутрішнього трудового розпорядку.

- Табель обліку робочого часу.

- Накази з кадрових питань (по особовому складу).

Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.

- Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.

- Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».

- Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок.

- Графік відпусток.

- Трудові угоди (контракти).

- Колективний договір (для юридичних осіб).

- Посадові (робочі) інструкції працівників.

- Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.

- Положення про охорону праці.

- Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.

- Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи.

У свою чергу, посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізький області пояснили, що, відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану. Серед обов’язкових документів – штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їх трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції. Більш детально за посиланням https://www.fpsu.org.ua/napryamki-diyalnosti/pravovij-zakhist/24235-kadrovi-dokumenty-iaki-neobkhidno-vesty-robotodavtsiu-iak-u-myrnyi-chas-ta-pid-chas-voiennoho-stanu-ye-riznytsia.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!