Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня. Працівники відбувають у закордонне відрядження на власному авто одного із працівника. 1. Якими документами потрібно оформляти таке відрядження (без договори позики або оренди авто)? 2. Чи потрібно вказувати у всіх працівників у наказі, що вони відбувають у відрядження на авто працівника? 3. При компенсації палива чи потрібно оформляти подорожній лист чи це не є обов'язковим?

СК

Стефанія, консультант

експерт

15.10.2024 | 10:20

Очікує відповідь

1. Мова може йти про поїздку на власному авто з подальшою виплатою компенсації власнику -працівнику.

Питання виплати компенсації працівникові за використання власного автомобіля зі службовою метою не врегульоване. Але стаття 125 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право одержати компенсацію за їх зношування (амортизацію).

Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо вони не встановлені нормативно, на свій розсуд визначає власник або уповноважений ним органом за погодженням із працівником.

Поняття «компенсації за використання особистого транспорту» містить і пункт 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text. При цьому вона не належить до фонду оплати праці.

Тому вважаємо, що можна виплачувати працівникові компенсацію за використання власного автомобіля на підставі статті 125 КЗпП. Радимо таку умову прописати у колективному договорі.

Щоб отримати компенсацію, працівник подає заяву. На її підставі видається наказ по підприємству. Кломпенсація є об'єктом оподаткування ПДФО та військовим збором. ЄСВ не нараховується (Порядок 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text - пункт 11 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування)

2 та 3. Інші працівники не мають відношення до компенсації використання автомобіля працівника-власника. Підприємство компенсує використання автомобіля, а не вартість пального. Щоб підтвердити витрати при погодженні суми компенсації, працівник може разом із заявою надати підтвердження маршруту та фактичних витрат, але необхідність такого письмового подання і сама сума компенсації є предметом домовленості між працівником і роботодавцем. Як зазначалося вище, бажано, щоб це було встановлено в колективному договорі, із зазначенням відповідних критеріїв — скільки, в яких межах і за яким порядком.

Отже, складання повноцінного подорожнього листа і подання його в бухгалтерію не є обов'язковим. Підприємство не повинно компенсувати вартість пального працівнику, оскільки це буде додатковим благом, яке оподатковується як частина заробітної плати і підлягає оподаткуванню та є базою для ЄСВ, на відміну від компенсаціїї за використання власного авто у службових справах. Тому, за якими критеріями буде встановлюватися розмір компенсації, вирішується розпорядчими документами підприємства. Чеки на пальне , розрахункова вартість амортизації авто та інші документи витрат слугують лише орієнтиром, щоб сторони - робтодавець та працвник- могли домовитися про її розмір. Підтвердженням правомірності компенсацїї буде заява про згоду поїхати на своєму авто та затвердження цього факту в наказі про відрядження, а потім - заява на виплату компенсаціїї та наказ про її виплату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!