Розглянемо окремо Ваші питання:

Відрядження оформлюйте наказом. В наказі на відрядження вкажіть:

• пункт призначення;


• назву організації куди відряджається працівник;


• тривалість відрядження (дату вибуття та дату прибуття) ;


• мету поїздки та завдання (за потреби).


• інші ключові моменти, зокрема вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, за потреби зазначте що працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні дні.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Перелік витрат, які можна відшкодувати працівнику без оподаткування наведено у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),


• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),


• найм інших жилих приміщень,


• оплата телефонних розмов,


• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,


• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

У разі якщо під час відрядження розрахунки проведені платіжною карткою або за допомогою іншого платіжного інструменту вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить інформацію про виконані платіжні операції.

Для відряджень за кордон неоподатковувана сума добових - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день. Розмір добових для різних країн, рекомендований для держслужбовців та бюджетників https://7eminar.ua/events/3524/7493

Якщо встановите суму добових 80 євро, після повернення відрядження потрібно провести перерахунок з метою перевірки чи не перевищує виданий гривневий еквівалент добових на кожен день відрядження еквівалент 80 євро на добу по курсу на кожен такий день.

Це робиться з метою визначення з метою визначення чи не виникає оподатковуваного ПДФО та ВЗ доходу на суму так званих «понаднормових» добових, тобто ту різницю, що перевищує еквівалент 80 євро на добу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!