На якого б з працівників не віднесли витрати, виникає оподатковуваний дохід.

Рішення щодо відшкодування витрат у відрядженні приймає керівник на підставі наданих працівником документів. Перелік витрат, які можна відшкодувати працівнику без оподаткування наведено у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965, зокрема оплата вартості проживання у готелях.

Такі витрати підтверджують готельним рахунком та випискою з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції. В вашій ситуації, працівник, на якого виписаний рахунок, фактично не поніс витрат на оплату проживання, тож відшкодування вартості проживання для нього буде додатковим благом з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Щодо працівника, який оплатив рахунок, у нього відсутні підтвердні документи (рахунок з готелю), тож відшкодування витрат цьому працівнику також буде додатковим благом.

Інша справа, якщо працівники жили в одному номері і в рахунку вписані обидва. В такому разі без оподаткування кошти відшкодовуєте працівнику, що сплатив рахунок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!