Заголовок тимчасово відсутній

Чинне законодавство не містить чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», як і не врегульовує порядку їх використання.

Існують й обмеження у використанні факсиміле. Так, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є:

1. банківські розрахункові документи (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші) — пп. 106, 107 постанови № 103;
2. касові документи (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи тощо) — розд. III Положення № 148 (передбачає лише особистий або електронний підпис);
3. податкова, фінансова звітність — п.п. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік; Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПС України від 22.11.2012 № 1047;
4. процесуальні судові документи — ч. 2 ст. 162 ГПКУ; правова позиція Верховного Суду, яка полягає в тому, що підписання за допомогою факсиміле заяви та інших документів, які подаються до суду, свідчить, що неможливо встановити вираження справжньої волі особи, чий підпис відтворено, на настання відповідних правових наслідків (ухвала КАС ВС від 05.06.2018 у справі № 826/811/17; постанова КАС ВС від 16.03.2020 у справі № 640/5124/19; постанови КГС ВС від 03.05.2018 у справі № 922/1743/17 та від 24.05.2018 у справі № 5027/805-б/2012);
5. організаційні-розпорядчі, фінансові, бухгалтерські документи. Тут слід трохи пояснити. Відповідно до п. 12 розд. 7 Правил № 1000/5 факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається (до речі, про це згадали податківці в листі ДФСУ від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14).

Водночас вимоги Правил № 1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (п. 4 розд. І Правил № 1000/5). Тобто вимоги до оформлення первинки, податкової звітності тощо, зокрема її підписання, Правилами № 1000/5 не регулюється.

Своєю чергою, до організаційно-розпорядчої документації належать, зокрема, положення або статут, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, постанови, рішення, накази, розпорядження, акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо (п. 3 гл. 1 розд. IІ Правил № 1000/5). Отже, підписувати ці документи за допомогою факсиміле не можна, хоча деякі фахівці вважають, що проблему підписання кадрової документації за допомогою факсиміле можна вирішити затвердженням відповідного положення на підприємстві. Чи варто ризикувати, вирішувати вам.

Для цього керівникові необхідно видати наказ і розробити положення про порядок застосування факсиміле на підприємстві, в якому навести перелік документів, на яких його можна проставляти.

Якщо виходити з практики, факсиміле використовується на всіх внутрішніх документах підприємства та договорах, але питання використання факсимільного підпису повинно бути врегульовано (наказ, інструкція, регламент використання, тощо).

Позаяк використання факсиміле регламентовано ЦКУ лише для правочинів, то в кадрових документах (які складаються в межах трудового законодавства, а не цивільного обороту) його слід застосовувати з обережністю, адже в трудовому законодавстві немає ані заборони, ані дозволу на це. Зокрема, слід враховувати: якщо, наприклад, у наказах про відпустки такий спосіб підпису, найімовірніше, не спричинить ускладнень, то у разі факсимільного підпису наказів про звільнення у разі виникнення спірних питань у суді вони можуть бути визнані недійсними.

Раді допомогти, звертайтесь ще!