Заголовок тимчасово відсутній

Е-документи мають юридичну силу в електронному форматі, вимоги роздруковувати їх примірники немає.

Роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія (з електронними підписами) (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text). А це означає, що вам обов’язково треба зберігати електронну версію документа протягом строків, передбачених для зберігання первинки.

Просто зберігати роздруківку документа буде недостатньо (адже вона — не оригінал документа). За великим рахунком, електронні документи можна і не друкувати (створювати електронні документи ще і в паперовій формі вимагається тільки для документів тривалого зберігання (більше 10 років)).

Оскільки законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте).

Електронні форми первинних документів, а також архів файлів звітності повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Податківці у підкатегорії 129.03 «ЗІР» зауважили, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 ПКУ.

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text) зі змінами та доповненнями суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Ви можете зберігати їх або "у хмарі" або на змінних носіях (флешки) або на комп'ютерах (серверах).

Формат вивантаження документів, залежить від програмного забезпечення, яке Ви використовуєте для ЕДО.

Якщо говорити за формат PDF, то можна виділити три основні акценти:

- формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає;

- вивантажуючи файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає. (Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.);

- Вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

У програмі M.E.Doc є можливість збереження первинних документів з кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у форматі CAdES-Х Long.

CAdES-X Long — це стандарт електронного підпису, що використовується для довготривалого зберігання. У ньому використовується розширений набір атрибутів, що дозволяють перевірити легітимність навіть після закінчення терміну його дії, а також у випадку, коли джерело видання підпису більше недоступне. Для збереження документів з таким форматом підпису необхідно виконати декілька простих дій. Експорт документа з підписами у форматі CAdES-Х Long можливий за допомогою вкладки «Графічне відображення» та за допомогою команди головного меню «Файл» — «Експорт» — «Експорт документа з підписами» або команди контекстного меню «Експорт документа з підписами». Детально від експертів M.E.Doc за посиланням 👉 https://medoc.ua/news/dovgostrokove-zbergannja-elektronnih-dokumentv

Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді. Це підтверджує лист ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 (див. https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html).

Раді допомогти, звертайтесь ще!