Заголовок тимчасово відсутній

Електронні форми первинних документів, а також архів файлів звітності повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Податківці у підкатегорії 129.03 «ЗІР» зауважили, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 ПКУ.

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) зі змінами та доповненнями суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Ви можете зберігати їх або "у хмарі" або на змінних носіях (флешки) або на комп'ютерах (серверах).

Формат вивантаження документів, залежить від програмного забезпечення, яке Ви використовуєте для ЕДО.

Якщо говорити за формат PDF, то можна виділити три основні акценти:

- формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає;

- вивантажуючи файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає. (Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.);

- Вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

У програмі M.E.Doc, в одному з останніх оновлень програми (Версія 11.02.096) додано можливість збереження первинних документів з кваліфікованими електронними підписами (КЕП) у форматі CAdES-Х Long.

CAdES-X Long — це стандарт електронного підпису, що використовується для довготривалого зберігання. У ньому використовується розширений набір атрибутів, що дозволяють перевірити легітимність навіть після закінчення терміну його дії, а також у випадку, коли джерело видання підпису більше недоступне. Для збереження документів з таким форматом підпису необхідно виконати декілька простих дій. Експорт документа з підписами у форматі CAdES-Х Long можливий за допомогою вкладки «Графічне відображення» та за допомогою команди головного меню «Файл» — «Експорт» — «Експорт документа з підписами» або команди контекстного меню «Експорт документа з підписами». Детально від експертів M.E.Doc за посиланням 👉 https://medoc.ua/news/dovgostrokove-zbergannja-elektronnih-dokumentv

Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді. Це підтверджує лист ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 (див. https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html).

Прямої норми про необхідність передбачення ЕДО між партнерами немає. Однак, слід врахувати, що якщо доведеться підтверджувати юридичну значимість е-первинки перед податковою, то може виникнути ситуація, що фіскали забажають перевірити чи передбачений електронний спосіб підписання між партнерами договірними відносинами. І ось для прикладу, в одному із кейсів, Ваші колеги повідомили про наявність ситуації, коли податкова відмовляє у розблокування ПН, адже договір підписаний через Медок і в ньому немає такого уточнення. Тому я рекомендую дотриматися принципу фіксування ЕДО у договірних відносинах та переліку співробітників чиї ЕЦП/КЕП будуть при цьому використовуватися.

Хоча, чинне законодавство прямо не вимагає, щоб сторони додатково погоджували в договорах можливість використання ЕЦП для підписання документів. Водночас деякі фахівці вважають, і я притримуюся цієї позиції, що необхідність погодження випливає з вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Що б там не було, це варто зробити принаймні з двох причин. По-перше, частина сервісів, які забезпечують можливість обміну ЕД, передбачають, що відповідний сервіс використовують обидва контрагенти. І навіть якщо ви вирішили обмінюватися ЕД просто електронною поштою, сторонам, як мінімум, необхідно знати актуальні електронні адреси одна одної. По-друге, деякі питання, пов’язані з механізмом обігу ЕД, мають альтернативні варіанти поведінки (або законодавство прямо віддає їх на відкуп сторін, або ж вони просто не врегульовані).

Ураховуючи це, у договорі (додатковій угоді до нього) варто застерегти такі моменти:

1. сервіс, за допомогою якого сторони планують обмінюватися ЕД;

2. актуальні адреси електронної пошти сторін;

3. пріоритет документів у випадках наявності для тієї самої операції двох різних ЕД або різних ЕД і документа на папері (зауважу: у разі якщо Ви створюєте ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ч. 3 ст. 7 Закону № 851). Раді допомогти, звертайтесь ще