Втрати майна через війну: перевірки, документи, облік

Війна продовжує завдавати українському бізнесу значних збитків. Руйнування виробничих приміщень, складів, офісів, техніки та товарних запасів стали реальністю для тисяч підприємств. Але після ліквідації наслідків обстрілів у бухгалтерів виникає не менш важливе питання: як правильно оформити втрати, які є компенсації і допомоги від держави і чи потрібно чекати на перевірку? Останні рішення уряду значно спрощують життя бізнесу, однак не звільняють його від обов'язку належно документувати всі господарські операції. У матеріалі розглянемо, які документи необхідно оформити, коли потрібно повідомляти ДПС, як відобразити втрати в обліку та які можливості компенсації сьогодні доступні бізнесу.

 

Скасування перевірок пошкодженого майна: що змінилося для бізнесу

Кабінет Міністрів України ухвалив рішення не проводити державні перевірки щодо нерухомості підприємств, яка:

• була пошкоджена або знищена внаслідок бойових дій;
• розташована на тимчасово окупованих територіях;
• знаходиться у районах активних або можливих бойових дій;
• розміщена на територіях, забруднених або потенційно забруднених вибухонебезпечними предметами чи землях ризикованого землеробства.

Водночас контроль не скасовується у сферах охорони довкілля, безпеки держави, життя та здоров'я громадян.

Найпоширеніша помилка підприємств – вважати, що якщо перевірок не буде, то й оформляти документи необов'язково. Відсутність перевірки не означає відсутність документів. Первинні документи є головним доказом того, що підприємство дійсно втратило майно через бойові дії.

Підставою для бухгалтерського обліку є саме первинні документи. Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зобов'язує підприємства забезпечувати збереження первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності протягом установлених законодавством строків. Втрата документів не звільняє платника податків від обов'язку підтверджувати здійснені господарські операції, адже саме на їх підставі формується бухгалтерський облік, фінансова та податкова звітність.

Відновлення документів необхідне насамперед для підтвердження понесених витрат і права на податкові показники. За відсутності первинних документів під час перевірки контролюючий орган може поставити під сумнів реальність господарських операцій, що може призвести до донарахування податків і застосування штрафних санкцій.

Крім того, первинні документи є важливою доказовою базою під час судових спорів із контрагентами або державними органами. Саме тому їх відновлення є не лише вимогою законодавства, а й способом захисту інтересів підприємства.

 

 

Як діяти у разі втрати документів через бойові дії

Порядок дій у разі втрати документів визначено п. 44.5 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Якщо первинні документи, регістри бухгалтерського обліку або фінансова звітність були втрачені, пошкоджені чи достроково знищені, платник податків повинен протягом п'яти днів письмово повідомити про це контролюючий орган за місцем своєї реєстрації. До такого повідомлення бажано додати документи, які підтверджують факт втрати, наприклад довідку правоохоронних органів, акт про пожежу, акт комісії підприємства чи інші підтвердні документи.

Після подання повідомлення підприємство має відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів. Практично процедура відновлення документів складається з кількох етапів. Насамперед необхідно оформити акт про втрату документів із зазначенням причин та переліку втрачених документів. Далі – повідомити про цей факт податковий орган у строки, встановлені ПКУ. Після цього слід розпочати роботу зі збору дублікатів документів, звернувшись до контрагентів, банківських установ та інших організацій, які можуть надати копії або повторно оформити необхідні документи.

Після пошкодження або знищення майна підприємству бажано:

• провести інвентаризацію;
• створити комісію з обстеження майна;
• скласти акт про пошкодження або списання;
• зробити фото- та відеофіксацію;
• отримати документи від ДСНС, Національної поліції, військової адміністрації або інших компетентних органів;
• зібрати документи, які підтверджують право власності на майно.

Саме цей пакет документів стане підставою як для бухгалтерського обліку, так і для отримання компенсації або звернення до міжнародних механізмів відшкодування збитків.

Для того, щоб належним чином зафіксувати факт завданих збитків на підприємстві створюють комісію, яка проводить огляд пошкоджених будівель, обладнання, товарів чи іншого майна, здійснює фото- та відеофіксацію, а також проводить інвентаризацію втрачених активів.

За результатами роботи комісії оформлюються відповідні документи, у яких зазначаються:

• перелік пошкодженого або знищеного майна;
• характер і ступінь його пошкодження;
• залишкова вартість основних засобів та собівартість втрачених запасів.

Належне оформлення цих документів підтверджує факт втрати майна та його непридатність для подальшого використання в господарській діяльності. Саме вони можуть стати доказом для податкових і контролюючих органів, а також знадобитися під час отримання компенсації завданих збитків.

 

Як відобразити втрати у бухгалтерському обліку та повідомити ДПС

Наступним етапом є оформлення документів, необхідних для списання активів. Зокрема, керівник підприємства затверджує акти комісії, видає наказ про списання майна, а за потреби підприємство може отримати експертний висновок або сертифікат про форс-мажорні обставини, виданий Торгово-промисловою палатою.

Саме належно оформлений пакет документів є підставою для відображення втрат у бухгалтерському обліку, списання знищених чи пошкоджених активів та, за наявності законодавчих підстав, включення таких втрат до витрат при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток.

Наприклад, підприємство мало склад із товарами на суму 3 млн грн. Після ракетного удару будівля повністю зруйнована. Комісія проводить інвентаризацію, складає акт списання та фіксує повну втрату товарів.

У бухгалтерському обліку:

• списується балансова вартість товарів;
• визнаються інші операційні витрати;
• якщо підприємство в майбутньому отримає компенсацію, вона відображатиметься окремо як дохід.

Для правильного відображення операції списання в бухгалтерському обліку доцільно оформити бухгалтерську довідку.

У ній зазначають підстави списання, суму втрат і відповідні бухгалтерські проведення, пов'язуючи підтвердні документи з обліковими записами.

Другий приклад: верстат первісною вартістю 2,5 мільйона гривень отримав пошкодження під час обстрілу. Експерти встановили, що ремонт коштуватиме 250 тисяч гривень. У цьому випадку основний засіб не списується. Витрати на ремонт визнаються відповідно до їх характеру, а після завершення ремонту підприємство продовжує використовувати обладнання.

Повідомлення до ДПС виконує одразу кілька важливих функцій.

По-перше, воно підтверджує настання форс-мажорних обставин. Це особливо актуально, якщо через бойові дії підприємство втратило виробничі потужності, документи або не може своєчасно виконувати свої податкові чи договірні зобов'язання.

По-друге, повідомлення допомагає обґрунтувати списання пошкодженого або знищеного майна. Якщо до нього додати копії актів комісії, результати інвентаризації, фото- чи відеофіксацію, це стане додатковим підтвердженням того, що активи були фактично втрачені, а не списані лише формально.

Крім того, завчасне інформування податкового органу значно знижує ризик виникнення претензій під час податкових перевірок. Наявність документального підтвердження обставин втрати майна може стати вагомим аргументом у разі виникнення спірних питань.

Не менш важливо й те, що інформація про пошкодження або знищення активів безпосередньо впливає на показники бухгалтерського обліку, фінансової звітності та податкових декларацій. Повідомлення до ДПС допомагає підтвердити причини таких змін.

Спеціальної форми повідомлення законодавством не передбачено. На практиці ДПС рекомендує подавати інформаційний лист у довільній формі, до якого бажано додати копії документів, що підтверджують факт пошкодження або знищення майна.

Надіслати таке повідомлення можна через Електронний кабінет платника в розділі «Листування з ДПС» або поштовим відправленням з повідомленням про вручення.

Таке повідомлення допомагає підтвердити неможливість використання активів у господарській діяльності, обґрунтувати їх списання та зафіксувати обставини непереборної сили, що може мати важливе значення для захисту інтересів підприємства.

Для спрощення підготовки повідомлення ви можете скористатися зразком листа.

 

Компенсація збитків: Міжнародний Реєстр та державні програми підтримки

Окремо варто подбати про фіксацію втрат для можливого отримання компенсації.

Міжнародний Реєстр збитків у категорії A3.2 «Пошкодження або знищення нежитлового нерухомого майна» одночасно охоплює і комерційну нерухомість (бізнес), і приватну нежитлову власність громадян.

Головний критерій для цієї категорії – об'єкт не повинен належати до житлового фонду і не має використовуватися для постійного проживання. Подати заяву через портал Дія можуть як фізичні особи, так і юридичні особи чи ФОП, які є власниками такого майна. Зокрема, офісних будівель, магазинів, торгових площ, складів, логістичних центрів, виробничих цехів, заводів та готелів.

Для цього необхідно максимально зібрати всі докази:

• фотографії;
• відеозаписи;
• акти комісій;
• висновки експертів;
• документи ДСНС;
• витяги з ЄРДР (за наявності);
• документи про право власності.

Чим повніший пакет документів, тим простіше буде підтвердити завдані збитки у майбутньому.

Для підприємств, що постраждали від війни, продовжують діяти державні програми підтримки:

• кредити до 150 млн грн під 0,1% на перші два роки за програмою «5–7–9%»;
• компенсація страхової премії та збитків – до 3 мільйонів гривень для підприємств по всій Україні та до 30 мільйонів гривень для бізнесу в прифронтових регіонах;
• гранти до 16 мільйонів гривень на відновлення виробництва;
• компенсація частини зарплати та ЄСВ у межах програми «Точка опори».

 

Висновки

1. Скасування перевірок пошкодженого майна не звільняє підприємство від обов'язку належно оформити втрати. Саме первинні документи залишаються основною підставою для бухгалтерського та податкового обліку.
2. У разі знищення або пошкодження майна важливо оперативно провести інвентаризацію, оформити акти, повідомити ДПС (за потреби) та відновити втрачені документи у строки, визначені законодавством.
3. Правильно оформлений пакет документів допоможе безпечно списати активи, підтвердити понесені витрати, мінімізувати податкові ризики та захистити позицію підприємства під час перевірок або судових спорів.
4. Не варто відкладати й оформлення заяви до Міжнародного Реєстру збитків та використання державних програм підтримки, адже це може стати підставою для отримання компенсації та фінансової допомоги на відновлення бізнесу.