ФОП на загальній системі & Декларація про майновий стан і доходи

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Витрати ФОП на загальній системі оподаткування»

Практичний порадник «Товарний облік у ФОП: вимоги, зразки документів, штрафи»

Акт оприбуткування готової продукції (ФОП)

---

Текстове розшифрування

Облік витрат є ключовим етапом формування об'єкта оподаткування фізичної особи — підприємця (ФОП) на загальній системі, оскільки чистий оподатковуваний дохід визначається як різниця між виручкою та документально підтвердженими витратами. Податкове законодавство встановлює низку обмежень та умов, за яких витрати можуть бути враховані для зменшення податкової бази.

Основними вимогами для визнання витрат є:

• Документальне підтвердження: наявність первинних документів (актів, чеків, накладних), що підтверджують факт здійснення оплати та отримання товарів або послуг.
• Зв'язок із господарською діяльністю: доведення того, що витрати безпосередньо стосуються отримання доходу. Найефективнішим способом підтвердження такого зв'язку є наявність відповідного коду КВЕД. Наприклад, для включення витрат на обслуговування вантажного автомобіля доцільно мати зареєстрований вид діяльності, пов'язаний із транспортними послугами.

Критерії та дата визнання витрат

На відміну від доходів, які обліковуються суто за касовим методом (по даті отримання коштів), для витрат податкові органи застосовують принцип поєднання оплати та фактичного понесення. Це означає, що витрати можуть бути включені до Типової форми обліку лише тоді, коли відбулися дві події: здійснено оплату постачальнику та отримано (або використано/реалізовано) відповідний ресурс.

Типовим прикладом є закупівля товарів для подальшого перепродажу. Факт попередньої оплати (авансу) постачальнику не дає права на негайне включення вартості товарів до витрат. Таке право виникає лише у звітному періоді, коли ці товари будуть фактично реалізовані покупцям. Аналогічний підхід застосовується до паливно-мастильних матеріалів: вони включаються до витрат пропорційно фактичному використанню (на підставі подорожніх листів), а не лише за фактом закупівлі палива.

Перелік витрат згідно з пунктом 177.4 Податкового кодексу України

До складу витрат, згідно з пунктом 177.4 Податкового кодексу України, включаються:

• сировина, матеріали, товари, що утворюють основу для виготовлення продукції або надання послуг;
• витрати на оплату праці найманих працівників;
• суми податків, зборів та обов'язкових платежів (за винятком ПДВ для платників ПДВ, акцизного податку та ПДФО від підприємницької діяльності);
• інші витрати, безпосередньо пов'язані з діяльністю;
• амортизаційні відрахування (за умови прийняття підприємцем рішення про ведення обліку амортизації).

Важливо зазначити, що витрати на придбання основних засобів або нематеріальних активів не включаються до витрат одноразово в повному обсязі, а переносяться на них поступово через механізм амортизації.

Проблемні аспекти «інших витрат»

Контролюючі органи дотримуються фіскальної позиції щодо трактування категорії «інші витрати». Якщо конкретний вид послуг прямо не зазначений у переліку пункту 177.4, податкова часто заперечує право на їх врахування. Найбільш дискусійним є питання оплати бухгалтерських послуг: попри їхній очевидний зв'язок із діяльністю, ДПС офіційно роз'яснює, що такі витрати не підлягають включенню до складу витрат ФОП.

Також заборонено включати до витрат:

• військовий збір, сплачений підприємцем за себе;
• податок на житлову нерухомість;
• будь-які витрати, не підтверджені документально.

Натомість суми сплаченого єдиного внеску (ЄСВ) за себе дозволено включати до витрат у графі 8 Типової форми по даті їхньої фактичної сплати протягом року.

Облік перехідних операцій

При розрахунку чистого доходу за 2025 рік слід враховувати різницю в правилах визнання для доходів і витрат. Попередні оплати (аванси), отримані від покупців, у повному обсязі стають доходом у періоді отримання коштів. Водночас витрати, оплачені у 2025 році за послуги наступного року (наприклад, оренда за січень 2026 року), мають бути розподілені та враховані лише в періоді фактичного надання послуг.

Визнання перехідних доходів /витрат

 

Вид доходів/витрат	Сума, грн.	Врахування в поточному періоді, 2025 рік, грн.	Врахування у наступному періоді, 2026 рік, грн.
Орендна плата, сплачена у листопаді 2025 року за 2025 – 2026 рік (12 міс.)	12000,00	2000,00  (на підставі актів орендодавця)	10000,00
Отриманий аванс за товари у листопаді 2025, що підлягають відвантаженню у січні 2026	25000,00	25000,00 (на підставі банківської виписки)	—
Відвантаження товарів у січні 2026, щодо яких отримано аванс у 2025 році	15000,00	—	—
Реалізовані товари у 2025 році у роздріб	200000,00	200000,00 (на підставі даних Z-звітів)	200000,00
Собівартість реалізованих товарів, які частково оплачені постачальнику	100000,00	40000,00 (на підставі банківської виписки, накладної на отримання)	60000,00

 

 Оскільки Податковий кодекс України не містить чіткого визначення терміну «понесення витрат», у складних ситуаціях рекомендується звертатися за індивідуальною податковою консультацією для мінімізації ризиків під час перевірок.