Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Щоб отримати фінансування від ПФУ для виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, допомоги на поховання, страхувальник (тобто роботодавець) має подати спеціальний документ – заяву-розрахунок. Як її сформувати на порталі ПФУ розповідаємо у статті.

Заява-розрахунок лікарняних форма

З 01.01.2023 питаннями оплати лікарняних займається ПФУ (раніше це був Фонд соцстраху). Заяву-розрахунок слід подавати за новим Порядком фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою ПФУ від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова №28-1)

Постанова №28-1 набула чинності з 07.11.2025 і згідно з нею з цієї дати втратив чинності Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 №12. Нагадаємо, що саме на підставі цього порядку з 1 січня 2023 року і до 7 листопада 2025 року страхувальники подавали заяву-розрахунок для отримання фінансування страхових виплат від ПФУ. Проте ще в листопаді - грудні 2025 року портал електронних послуг формував стару форму і ПФУ приймав такі заявки. З 30 січня 2026 року стало відомо, що ПФУ вже формує на веб-порталі Заяви-розрахунки за новою формою.

Подати заяву-розрахунок можна двома способами:

• в електронній формі через кабінет страхувальника на порталі ПФУ,
• в паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації головним управлінням ПФУ в областях та м. Києві за основним місцем обліку страхувальників.

Строк подання заяви-розрахунку – протягом 5 робочих днів з дня прийняття рішення про призначення матзабезпечення.

Формування заяви-розрахунку на порталі ПФУ

Щоб сформувати заяву-розрахунок в електронному вигляді, користувачу-страхувальнику потрібно мати доступ до інтернету та кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Алгоритм формування заяви-розрахунку в кабінеті страхувальника наступний:

Крок 1. Авторизація. Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП та паролю до нього.

Крок 2. Створення та заповнення заголовної частини. У меню зліва оберіть категорію «Заяви-розрахунки» та натисніть «Створити нову». На екрані з’явиться форма заяви-розрахунку, в якій потрібно додати інформацію в зазначені поля. Деякі з них, як-то, наприклад, «Код за ЄДРПОУ страхувальника», система заповнює автоматично. Якщо пропустити рядок, який є обов’язковим для заповнення, програма позначить поле червоним кольором:

• номер заяви-розрахунку. Вводимо цей номер вручну або система автоматично проставить такий номер;
• код за ЄДРПОУ та найменування страхувальника. Такі дані підтягнуться до екранної форми автоматично. При цьому відредагувати код за ЄДРПОУ система не дозволить;
• регіон. Вказуємо місцезнаходження страхувальника (обираємо область із запропонованого списку);
• місцезнаходження (місце проживання для фізичних осіб). Вказуємо адресу, за якою знаходиться страхувальник;
• тип ЗР. Обираємо тип заяви-розрахунку для електронного або паперового листка непрацездатності;

• тип додатка ЗР. Обираємо відповідний додаток. Якщо для отримання фінансування по лікарняних та декретних, для отримання допомоги на поховання – додаток 1, якщо для отримання виплат внаслідок нещасного випадку – додаток 2;
• статус заяви. При створенні заяви-розрахунку в цьому полі їй автоматично присвоюється статус «Редагується». Після реєстрації заяви-розрахунку він змінюється на статус «Зареєстрована».

В наступних полях вручну вносимо ПІБ керівника, головного бухгалтера та відповідальної особи страхувальника та їх номери телефонів.

Далі – банківські реквізити для отримання фінансування від ПФУ (найменування банку страхувальника та розрахунковий рахунок страхувальника / IBAN (номер спецрахунку)). Код МФО банку страхувальника підтягнеться автоматично.

У рядках «Дата початку періоду, за який включати листок непрацездатності (З)» та «Дата закінчення періоду, за який включати листок непрацездатності (ПО)» потрібно зазначити той період (з-по), за який до заяви-розрахунку мають потрапити лікарняні. Система буде формувати заяву-розрахунок тільки на лікарняні, які мають статус «Готовий до сплати».

Після заповнення усіх необхідних рядків натисніть кнопку «Продовжити».

Крок 3. Додавання лікарняного до заяви-розрахунку. Після підвантаження системою готових до сплати листків непрацездатності, на екрані з’являються два додаткових поля: «Додаток про тимчасову непрацездатність» та «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання», у яких відображені дані лікарняних кожного працівника, що відповідають страховому випадку. У Додатки потрапляють лише ті лікарняні, виплати / частину виплат, за якими відшкодовує ПФУ.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 одиниць.

Обидва додатки відображаються у вигляді таблиць із полями, в яких зазначаються:

• номер листка непрацездатності;
• дата його відкриття;
• дата його закриття;
• РНОКПП застрахованої особи;
• її ПІБ.

Крок 4. Заповнення інформації по листку непрацездатності. Для того, щоб внести необхідну інформацію по конкретній людині, необхідно натиснути на «олівець» (піктограма) у полі з прізвищем людини. В додатковому вікні, яке відкривається, деякі рядки будуть заповнені автоматично, а деякі потрібно заповнити вручну. Зокрема, автоматично підтягується інформація про страховий стаж людини (загальний) та про стаж за останні 12 місяців.

У разі потреби змінити дані про страховий стаж (зокрема, коли не враховано інформацію про стаж, набутий після звітного кварталу), то це можна зробити вручну. Необхідно внести інформацію в усі поля, позначені зірочкою: «*».

На цьому етапі потрібно заповнити або вже будуть автоматично заповненні такі поля.

Заповнюються автоматично і редагувати не можна:

• номер лікарняного;
• ПІБ працівника, його РНОКПП;
• дата початку та дата закінчення періоду непрацездатності;
• категорія медичного висновку;
• статус лікарняного (первинний чи продовження);
• тип місця роботи (основне чи за сумісництвом);
• сума в гривнях з копійками – всього за даними СПОВ.

Заповнює страхувальник:

• кількість днів, що підлягають оплаті (всього);
• кількість днів, що підлягають оплаті за рахунок коштів ПФУ;
• суму лікарняних (у гривнях із копійками), які були нараховані працівнику за період тимчасової непрацездатності відповідно до лікарняного листа (всього)*;
• суму лікарняних (у гривнях із копійками), які сплачуються за рахунок коштів фонду*;
• страховий стаж застрахованої особи (загальний та за останні 12 місяців, у повних місяцях);
• категорію застрахованої особи (це може бути особа, віднесена до 1-3 категорії осіб, постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС; ветеран війни; донор; особа, віднесена до жертв нацистських переслідувань тощо). Обираємо з наведеного списку**;
• номер посвідчення (для осіб, віднесених до 1-3 категорії осіб, постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС)**;
• кількість днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті постраждалим на ЧАЕС за рахунок фонду**;
• суму лікарняних (у гривнях із копійками), яка виплачується постраждалим на ЧАЕС за рахунок фонду**;
• дата направлення на МСЕК (за наявності)***;
• причина розбіжності суми.

*копійки слід вказувати через крапку (а не через кому). Наприклад, «1000.12»

**зазначаємо для працівників-пільговиків. Також слід додати скан-копії документів, підтверджуючих право на пільгу таких осіб

***заповнюються, якщо працівника визнано особою з інвалідністю

В заяві-розрахунку система автоматично проставляє суму лікарняного за даними СПОВ. Він обчислюється ПФУ автоматично за даними, які містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб. Тобто за тими даними, які страхувальник зазначив у додатку 1 до Податкового розрахунку.

Проте не завжди ці дані актуальні. Тому страхувальник проставляє фактично нараховані суми лікарняного, а у полі нижче зазначає причини таких розбіжностей (якщо вони є). Причину розбіжностей слід вибрати із випадаючого переліку. Якщо в перелік немає потрібної вам причини, то оберіть «Інше – Коментар страхувальника» і в полі «Причина розбіжності суми – інша» впишіть саме вашу причину. Також за бажанням до заяви-розрахунку страхувальник може додати скан-копії документів, які підтверджують правильність розрахунку суми страхових виплат.

Коли всі необхідні поля будуть заповнені, натискайте на кнопку «Продовжити». Система перевіряє обов’язковість та коректність введених даних. За наявності помилок вона повідомить про них та позначить поле, яке потрібно буде виправити, червоним кольором.

Аналогічно опрацюйте всі листки непрацездатності, включені до заяви-розрахунку, які будете надсилати до ПФУ.

Коли обов’язкові поля буде заповнено, натисніть кнопку «Зберегти». Після цього до заяви-розрахунку ще можна вносити зміни.

Крок 5. Формуємо заяву-розрахунок. Після того як лікарняні листки будуть опрацьовані, тобто включені до заяви-розрахунку, з’являться наступні кнопки:

• «Зберегти» (для збереження заяви-розрахунку). Після цього документ ще можна редагувати;
• «Вилучити» (для видалення заяви-розрахунку);
• «Вихід» (заява-розрахунок не зберігається);
• «Сформувати заяву-розрахунок».

Якщо заява-розрахунок оформлена в повній мірі по всіх обраних лікарняних листках, для подальшої роботи оберіть опцію «Сформувати заяву-розрахунок». Документ відкриється у новому вікні. Його можна завантажити та роздрукувати. Підпишіть заяву-розрахунок та відправте до Фонду.

Якщо все зроблено правильно, з'явиться повідомлення «Заява розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ».

Далі для коректного завершення роботи із заявою-розрахунком натисніть «Ок».

Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати.