Що перевірити ФОП до кінця року: ліміти, податки, аудит Е-кабінету

Кінець року для підприємця – це оптимальний час перевірити ліміти доходів, сплату податків та підготуватися до подання звітності. А правильний аудит Електронного кабінету допоможе уникнути штрафів, розбіжностей із податковою та спокійно відзвітувати. У матеріалі ми розглянемо чекліст обов’язкових дій, які ФОПу потрібно виконати наприкінці року, щоб успішно завершити рік без порушень, уникнути можливих запитів від податкової та суттєво зменшити ризики помилок в обліку та звітності.

 

Перевірка річного ліміту доходів

Перш за все, ФОП-єдинникам потрібно перевірити річний ліміт доходів. Особливо це актуально для ФОП, які переходили з групи на групу або змінювали систему оподаткування протягом року. Якщо дохід наближається до граничного значення, є кілька законних способів не допустити переліміту.

По-перше, можна повернути надміру отримані кошти або тимчасово припинити діяльність. По-друге, варто розглянути відтермінування оплати. Домовтесь із контрагентами, щоб вони сплатили за поставлений товар чи надані послуги вже у першому кварталі 2026 року.

Згідно з п. 292.6 Податкового кодексу України, доходом вважається дата фактичного надходження коштів, а не дата відвантаження чи надання послуг.

Тому ФОП може продовжувати працювати й виконувати договори, але отримати оплату вже у 2026 році – коли відлік ліміту доходу починається заново.

Отже, припинення діяльності до кінця кварталу – не єдиний варіант. ФОП може поставити оплати «на паузу» або скористатися іншими гнучкими можливостями, передбаченими законодавством, не порушуючи правил перебування на єдиному податку. Якщо сума доходу вже перевищила дозволений ліміт, то доведеться перейти на вищу групу єдиного податку або загальну систему та сплатити з суми перевищення єдиний податок за ставкою 15%.

 

Аудит Електронного кабінету платника податків

На наступному етапі зробіть аудит Електронного кабінету платника податків, адже саме він дозволяє вчасно виявити помилки та уникнути штрафів. В розділі Облікові дані платника обов’язково перевірте адресу податкової реєстрації – чи збігається вона з вашими актуальними даними. Також зверніть увагу, чи коректно зазначена ваша податкова, особливо якщо ви змінювали адресу протягом року. Якщо дані не актуальні, то подайте форму 5ДР, щоб оновити інформацію.

Перевіряйте облікові дані регулярно, особливо статус платника єдиного податку та інформацію в Реєстрі платників. Особливу увагу приділіть КВЕДам і місцям провадження діяльності. Іноді зміни (наприклад, анулювання статусу платника єдиного податку або розміщена ППР про обов’язок сплатити суму грошового зобов’язання можуть статися, і ви про це не дізнаєтесь, якщо не перевірятимете.

 

 

Запит про отримані доходи та звірка з 4ДФ

Наступний важливий крок – подання Запиту про отримані доходи. Це потрібно робити, щоб уникнути розбіжностей у звітності та забезпечити коректне формування показників у декларації.

Цей документ знаходиться в розділі ЕК для громадян. Під час створення запиту потрібно обрати період, за який необхідно отримати інформацію. У відповідь ФОП отримує Відомості з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків про суми виплачених доходів та утриманих податків.

У цих відомостях містяться всі нараховані та виплачені вам доходи – як підприємцю та як звичайній фізичній особі, – а також суми утриманих і перерахованих податків.

Головна увага – на доходи ФОП з ознакою доходу 157.

Саме за цією ознакою ваші контрагенти відображають у своїх Додатках 4ДФ суми, виплачені вам як підприємцю.

Якщо у декларації ФОП зазначено більший дохід, ніж у Відомостях - це допустимо. Таке трапляється, коли контрагенти не показали виплату на користь ФОП у своїх 4ДФ або коли вашими клієнтами були фізичні особи, які не подають об’єднану звітність.

Якщо ж ФОП задекларує менший дохід, ніж у Відомостях - то очікуйте запит від податкової з вимогою пояснити причини розбіжностей. Контролюючі органи постійно звіряють дані 4ДФ із деклараціями ФОП.

Також слід перевіряти, чи немає помилкових виплат, оскільки вони часто стають підставою для запиту від податкової.

 

Звірка даних РРО/ПРРО з обліком доходів

Для ФОП, які використовують РРО або ПРРО, наступний важливий крок – це зіставлення даних РРО/ПРРО з Книгою обліку доходів та банківською випискою.

В Електронному кабінеті платника податків у розділі «Дані РРО» можна за фіскальним номером касового апарату сформувати Excel-звіт за будь-який період. У звіті будуть загальна сума реалізації, окремо – готівка, окремо – безготівкові оплати через термінал.

Сфокусуйтесь на безготівкових оплатах: звіряйте суму реалізації з фактичними надходженнями на рахунок. Також слідкуйте за датою доходу. Якщо оплата проходить через POS-термінал із фіскальним чеком, то датою отримання доходу є дата в чеку.

Доходом вважається повна сума, сплачена покупцем, без зменшення на комісію банку.

Такий контроль допоможе уникнути помилок у Книзі обліку доходів і декларації та зменшить ризик розбіжностей із податковою.

 

Стан розрахунків з бюджетом та виправлення помилок

Переходимо до розділу Стан розрахунків з бюджетом. Обов’язково перегляньте:

• наявність боргів по єдиному податку, ЄСВ, ПДФО, військовому збору;
• наявність переплат;
• коректність зарахування всіх платежів та дати оплати.

Якщо в ході проведення аудиту ФОП виявив, що податки сплачувались на неправильний рахунок, то ситуацію потрібно терміново виправляти. Для того, щоб перекинути єдиний податок, військовий збір, ПДФО на правильний рахунок, потрібно подати Заяву за ідентифікатором форми F1302002, до якої прикріпити копії платіжок, завірених належним чином.

Якщо ФОП неправильно сплатив ЄСВ або хоче повернути на розрахунковий рахунок надміру сплачений ЄСВ, то потрібно подавати Заяву про повернення коштів з рахунків ЄСВ за формою, наведеною в додатку 1 до Наказу Мінфіну від 23.07.2021 №417 «Про затвердження Порядку зарахування у рахунок майбутніх платежів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування або повернення надміру та/або помилково сплачених коштів». Електронної форми Заяви немає в Електронному кабінеті, тому Заяву потрібно заповнити, підписати та разом із платіжками відсканувати та відправити в податкову через розділ «Листування з ДПС».

Якщо ФОП подавав заяву до податкової про звільнення від сплати єдиного податку та військового збору на період відпустки чи лікарняного, або користувався воєнними пільгами як ФОП із Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затвердженого Наказом Мінрозвитку громад та територій від 28.02.2025 №376, то перевірте, чи зняла податкова нарахування за ці періоди. Якщо нарахування залишилися – то можна подати до податкової лист із проханням їх анулювати. Якщо у період дії пільги ФОП сплачував єдиний податок та військовий збір, то такі суми не вважаються помилково або надміру сплаченими. Вважається, що ФОП не скористався пільгою, а тому їх потрібно буде відобразити у декларації.

 

Додаткові перевірки перед завершенням року

Що ще потрібно перевірити?

Чинність КЕП. Якщо облікові дані не змінювалися, то електронний підпис можна продовжити дистанційно на сайті АЦСК. Також перевірте вхідні листи та запити від ДПС – відповідайте вчасно, щоб уникнути штрафів.

Перегляньте документи за рік:

• банківські виписки;
• Z-звіти;
• договори поворотної фінансової допомоги;
• договори з контрагентами на предмет безнадійної заборгованості.

Додатково перевірте, чи правильно був відображений дохід за договорами еквайрингу та валютними надходженнями.

 

Висновки

1. Для вдалого завершення року ФОП обов’язково потрібно перевірити Електронний кабінет – облікові дані, КВЕДи, борги, платежі.
2. Обов’язково звірте дохід з лімітами, особливо якщо були зміни групи або системи оподаткування.
3. Підготуйтеся до подання звітності та переконайтеся, що ЄСВ та всі податки відображені коректно.

 

Шаблони та зразки документів:

Книга обліку доходів платника єдиного податку

 

Читайте більше:

Як провести звірку розрахунків з бюджетом 2025/2026

Як зросте податкове навантаження на ФОП у 2026 році

ФОП припинив діяльність: коли та як його можуть перевірити

ФОП 2025: 7 кроків, щоб закрити рік без податкових сюрпризів

ФОПи увага: як підвищення МЗП змінить податки й ліцензійні критерії у 2026

Повернення надміру сплачених податків через Е–кабінет: покрокова інструкція