Лікарняні/декретні 2026: від нарахування до перевірки

Додаткові матеріали

Презентація

Заява-розрахунок до ПФУ (з 07.11.2025)

Бухгалтерська колекція «Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: порядок складання і зразки»

---

Текстове розшифрування відео

Нормативне регулювання фінансування страхових виплат 

З 1 січня 2023 року повноваження щодо оплати листків непрацездатності передані Пенсійному фонду України. Тривалий час процедура фінансування регулювалася постановою Фонду соціального страхування № 12 та постановою Пенсійного фонду України № 28-3 від 2022 року, які дозволяли використовувати старі форми документів до затвердження нових. Проте у листопаді 2025 року набрала чинності постанова Пенсійного фонду України від 19 серпня 2025 року № 28-1. Цей нормативний акт затвердив новий порядок та форми заяви-розрахунку і повідомлення про виплату страхових коштів, одночасно скасувавши дію попередніх постанов. 

Порядок № 28-1 визначає механізм фінансування страхувальників для надання допомоги по тимчасовій непрацездатності (зокрема для догляду за хворою дитиною), допомоги по вагітності та пологах, а також допомоги на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, померлих від нещасного випадку на виробництві). Також він регулює страхові виплати у разі непрацездатності внаслідок нещасного випадку на виробництві та відшкодування вартості пов’язаних із цим ритуальних послуг. 

Порядок та строки подання заяви-розрахунку 

Заяву-розрахунок необхідно подати до головних управлінь Пенсійного фонду України в областях або місті Києві не пізніше п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про призначення страхової виплати. Датою відліку є дата оформлення розпорядчого документа (наказу, розпорядження або протоколу). Документ можна подати у паперовій формі особисто чи поштовим відправленням, або в електронній формі через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України чи портал «Дія» (за наявності технічної можливості). Більшість роботодавців використовують кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду України із застосуванням електронного підпису. 

До заяви-розрахунку можуть додаватися скановані копії документів, що підтверджують страховий випадок, пільговий статус особи (наприклад, право на 100% оплати незалежно від стажу) або усунення помилок. Сканкопії мають бути кольоровими, виготовленими з оригіналів, містити всі сторінки та дані про серію і номер бланків. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат файлів — JPG або PDF, а розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ. 

Структура та особливості заповнення заяви-розрахунку 

Заява-розрахунок складається з титульної сторінки та декількох розділів. Документ містить лише ті розділи, за якими замовляються кошти; пусті розділи додавати не потрібно. Наприклад, якщо нараховано лише лікарняні, подається тільки розділ 1. Якщо замовляються і лікарняні, і декретні виплати, заповнюються розділи 1 та 2 відповідно. 

У розділі 1 зазначаються дані працівника та умови роботи: категорія 1 — основне місце роботи, 2 — сумісництво, 3 — фізична особа-підприємець, 4 — робота за цивільно-правовим договором. Для електронних листків заповнюється лише графа 8 (номер листка), для паперових — графи 7 та 8 (серія та номер). Також вказується тип листка (первинний або продовження) та причина непрацездатності. Причини непрацездатності відрізняються для електронних та паперових листків, тому для кожної форми документа слід формувати окремі заяви-розрахунки. 

Вказується загальна кількість днів непрацездатності та кількість днів, що підлягають оплаті за рахунок Пенсійного фонду України. У табличну частину переносяться суми, які замовляються саме у фонду. Також зазначається страховий стаж: загальний (для визначення відсотка оплати 50, 60, 70 або 100%) та за останні 12 місяців (для застосування обмежень). 

Опрацювання листків непрацездатності сумісників 

Інформація про електронні листки непрацездатності надходить усім страхувальникам, з якими особа перебуває у трудових відносинах. Роботодавець за сумісництвом бачить у кабінеті цифрову копію листка. Унікальний номер листка складається з номера страхового випадку, порядкового номера листка та номера версії. У цифровій копії після номера версії через крапку додається цифра (порядковий номер копії), яка вказує на кількість місць роботи за сумісництвом. 

При формуванні заяви-розрахунку для сумісника необхідно зазначати номер листка лише до крапки, оскільки цифра після неї не є частиною унікального номера. Якщо на підприємстві працює внутрішній сумісник, у заяві-розрахунку заповнюються два окремі рядки з однаковим номером листка: один із категорією 1 (основне місце) та інший із категорією 2 (сумісництво). 

Особливості розділу для допомоги по вагітності та пологах 

Розділ 2 заяви-розрахунку для декретних виплат має меншу кількість граф, оскільки вся сума допомоги оплачується за рахунок Пенсійного фонду України. У цьому розділі не потрібно зазначати загальний страховий стаж, оскільки допомога завжди становить 100% середньої заробітної плати. Необхідно вказати лише страховий стаж за останні 12 місяців для контролю обмежень. Для паперових листків по вагітності використовується причина непрацездатності 8, для електронних — 2. Такі листки також потребують окремих заяв-розрахунків за кожною формою. 

Статуси заяви-розрахунку та порядок фінансування 

З 1 лютого 2026 року в кабінеті страхувальника впроваджено нову форму заяви-розрахунку згідно з Порядком № 28-1. Документ може набувати таких статусів: 

• «Прийнято» — заява пройшла перевірку та прийнята до роботи. Кошти мають надійти протягом трьох робочих днів. 

• «Залишена без руху» — виявлено недоліки, які страхувальник має усунути у визначені строки та подати нову заяву. 

• «Оплачено» — кошти зараховано на спеціальний рахунок страхувальника. 

• «Відмовлено» — статус призначається у разі подання недостовірних даних, порушення порядку використання коштів або перешкоджання перевіркам. Рішення про відмову надсилається протягом трьох днів, а причини зазначаються у квитанції. 

Отримані кошти можна використовувати виключно для виплати лікарняних, декретних та перерахування пов’язаних податків (ПДФО та військового збору). Виплата працівнику має відбутися у найближчий термін, встановлений для виплати заробітної плати. 

Повідомлення про виплату страхових коштів 

Після здійснення виплат працівникам страхувальник зобов’язаний подати повідомлення про виплату страхових коштів за формою, затвердженою у додатку 2 до Порядку № 28-1. Документ подається через кабінет страхувальника або портал «Дія» не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування коштів на спеціальний рахунок (моменту набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено»). 

Хоча прямих штрафів за несвоєчасне подання повідомлення не передбачено, неподання документа протягом трьох місяців з дати отримання коштів є підставою для проведення позапланової перевірки Пенсійним фондом України. У разі виявлення порушень щодо використання коштів їх необхідно повернути на рахунок фонду протягом трьох робочих днів із наданням письмових пояснень. Заява-розрахунок та повідомлення не подаються у випадках, коли лікарняний листок повністю оплачується за рахунок коштів роботодавця.