Лікарняні/декретні: від нарахування до перевірки

Додаткові матеріали

Презентація

Навігатор бухгалтера «Алгоритм подання повідомлення про виплату коштів на веб порталі електронних послуг ПФУ»

Навігатор по веб-порталу ПФУ «Як сформувати заяву-розрахунок по листках непрацездатності працівників»

Навігатор по веб-порталу ПФУ: покрокові алгоритми для нарахування і оплати лікарняних та декретних

Текстове розшифрування відео

Для призначення лікарняних та декретних необхідно дотримуватися певних строків та правил оформлення документів. З 1 січня 2023 року питаннями лікарняних та декретних займається Пенсійний фонд України (ПФУ), замість Фонду соціального страхування. Наразі використовуються форми та порядки, затверджені ще Фондом соціального страхування, доки ПФУ не затвердить власні документи.

1. Заява-розрахунок:

• Форма: Затверджена постановою правління Фонду соціального страхування № 12.
• Способи подання:
• Паперова форма: Особисто до будь-якого сервісного центру головних управлінь ПФУ в областях та місті Києві.
• Електронна форма: Через кабінет страхувальника на порталі ПФУ (там, де отримуються електронні листки непрацездатності).
• Строк подання: Протягом п'яти робочих днів з дня прийняття роботодавцем рішення про оплату листка непрацездатності.
• Формування в кабінеті страхувальника:
• Авторизація: За допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
• Створення: У меню зліва обирається категорія "Заява-розрахунок", натискається "Створити нову".
• Заповнення заголовної частини: Деяка інформація (код ЄДРПОУ, найменування страхувальника) підтягується автоматично. Необхідно обрати регіон, місцезнаходження.
• Тип заяви-розрахунку: Окремі заяви формуються для паперових та електронних листків непрацездатності.
• Тип додатка: Додаток 1 – для звичайних лікарняних, декретних, допомоги на поховання. Додаток 2 – для виплат внаслідок нещасного випадку на виробництві.
• Статус заяви: Автоматично присвоюється "редагується", після реєстрації – "зареєстровано".
• Реквізити: Вносяться прізвище, ім'я, по батькові керівника, головного бухгалтера, їхні телефони, банківські реквізити для отримання коштів від ПФУ.
• Період: Зазначається період, за який включаються листки непрацездатності.
• Включення листків непрацездатності: До заяви-розрахунку потрапляють лише листки непрацездатності зі статусом "Готовий до сплати". Система контролює цей статус. Максимальна кількість листків в одній заяві – до 200 одиниць.
• Заповнення інформації по листку: Деяка інформація (номер лікарняного, ПІБ працівника, податковий номер, дати відкриття/закриття, категорія медичного висновку, статус "первинний/продовження", тип місця роботи, сума за даними СПО) підтягується автоматично. Інша інформація заповнюється вручну (кількість днів до оплати, сума лікарняного, страховий стаж, інформація про чорнобильця).
• Причина розбіжностей: Якщо суми, розраховані роботодавцем, відрізняються від сум за даними СПО, необхідно обрати причину розбіжності та за потреби додати скан-копії документів, що підтверджують розрахунки.
• Перевірка та відправлення: Система підсвічує помилки червоним кольором. Після виправлення помилок заява формується, підписується КЕП та відправляється до ПФУ.

2. Повідомлення про виплату страхових коштів:

• Мета: Відзвітувати про виплату коштів, отриманих від ПФУ.
• Форма: Використовується форма, затверджена Фондом соціального страхування (постанова № 12).
• Способи подання: Особисто на папері або через кабінет страхувальника в електронній формі.
• Строк подання: Протягом місяця з дня виплати коштів працівнику.
• Формування в кабінеті страхувальника: У розділі "Заява-розрахунок" обирається відповідна заява-розрахунок, натискається "Створити повідомлення". Заповнюються дані (дата виплати, сума, виплачена за рахунок ПФУ), підписується та відправляється.
• Контроль: Якщо сума не співпадає, повідомлення направляється на опрацювання фахівцями ПФУ. Якщо розбіжностей немає, отримує статус "прийнято".
• Відповідальність: Закон № 1105-XIV не містить штрафів за неподання повідомлення. Проте, якщо повідомлення не подано протягом трьох місяців з дня фінансування від ПФУ, ПФУ може ініціювати перевірку використання страхових коштів.

3. Особливості для лікарняних, що повністю оплачуються роботодавцем:

Якщо листок непрацездатності (наприклад, за загальним захворюванням на 5 днів) повністю оплачується роботодавцем, не потрібно формувати заяву-розрахунок та повідомлення про виплату, оскільки кошти від ПФУ не отримувалися. Статус такого листка в кабінеті страхувальника залишатиметься "Готовий до сплати", і це не є помилкою.