Односторонній підпис первинних документів: Кабмін пропонує суттєве спрощення для бізнесу

Проєктом акта пропонується дозволити визнавати первинні документи дійсними за наявності підпису лише однієї сторони (виконавця послуги або орендаря) при здійсненні господарських операцій з постачання послуг (за винятком договорів будівельного підряду, договорів підряду на проведення проєктних та пошукових робіт та / або договорів підряду, оплата за якими здійснюється за рахунок публічних коштів та договорів найму (оренди) державного і комунального майна), якщо інше не визначено умовами договору

 

Що змінюється

Документ передбачає дві ключові новації:

1. Визначення терміна «постачання послуг»

У текст закону пропонують додати посилання на Податковий кодекс України (далі – ПКУ). Це означає, що термін «постачання послуг» у сфері бухгалтерського обліку матиме чітке визначення – таке, як у підпункті 14.1.185 статті 14 ПКУ. У цьому підпункті йдеться про інжиніринг – це послуги або роботи, пов’язані з:

• підготовкою технічних завдань і проєктних пропозицій;
• проведенням наукових досліджень та техніко-економічних обстежень;
• інженерно-розвідувальними роботами для будівництва об’єктів;
• розробкою технічної документації, проєктуванням і конструкторським опрацюванням техніки та технологій;
• консультаціями та авторським наглядом під час монтажу і пусконалагоджувальних робіт;
• іншими консультаціями, пов’язаними з цими видами робіт.

2. Новий порядок підписання первинних документів

1. У документах, що підтверджують постачання послуг, зазначатимуть посаду та прізвище відповідальної особи від постачальника.
2. Первинний документ визнаватиметься дійсним за наявності підпису лише однієї сторони – постачальника.

Винятки: будівельний підряд, проєктні та пошукові роботи, підряди з публічним фінансуванням, оренда державного чи комунального майна (якщо інше не визначено договором).

Законопроєкт передбачає, що документ набере чинності наступного дня після його офіційного опублікування. Уряд також має у тримісячний термін забезпечити перегляд та оновлення відповідних нормативно-правових актів міністерств та центральних органів виконавчої влади.

 

Чому виникла потреба у змінах

Чинна редакція абзацу шостого частини другої статті 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» вимагає підписів обох сторін.

На практиці це створює труднощі:

• при дистанційних та автоматизованих моделях взаємодії (e-commerce, онлайн-освіта, логістика);
• у випадках великої кількості клієнтів без фізичного контакту;
• при оформленні через електронні сервіси.

Відсутність підпису другої сторони робить документ непридатним для бухгалтерського та податкового обліку, що спричиняє затримки, перевірки та судові спори.

Міжнародний досвід (ЄС, США, Канада) показує, що одностороннє підтвердження факту виконання послуги – через лог-систему, підтвердження в акаунті або доставку за трек-номером – визнається достатнім, якщо немає заперечень від замовника.

 

Як змінюється підписання первинних документів

 

Критерій	Було (чинна норма)	Стає (після ухвалення змін)
Кількість підписів	Обов’язково два підписи – від постачальника та замовника	Достатньо одного підпису – відповідальної особи постачальника
Відповідальна особа	Підписують обидві сторони; іноді важко встановити підписанта	Зазначають посаду та прізвище відповідальної особи постачальника
Сфера застосування	Усі види госпоперацій	Лише постачання послуг, крім винятків
Визнання документа дійсним	Без підпису другої сторони документ можуть не визнати	Документ дійсний при підписі однієї сторони, якщо немає заперечень
Вплив на бізнес	Часто призводить до затримок і бюрократії	Прискорює документообіг, знижує витрати, відповідає цифровій практиці

 

Як оформлюють документи зараз і як буде

Нині:

Постачальник → складає акт → підписує відповідальна особа постачальника → замовник підписує акт → документ вважається дійсним.

Після змін:

Постачальник → складає акт → підписує відповідальна особа постачальника → документ одразу дійсний (за відсутності заперечень замовника).

Очікуваним ефектом таких змін стане зменшення бюрократичних процедур, прискорення розрахунків і руху коштів, зниження ризику виникнення спорів та проведення перевірок, а також узгодження українського законодавства з міжнародною практикою.

 

Що це означає для бухгалтера: практичні поради

1. Оновіть шаблони первинних документів:

• передбачте у формі акта, рахунка або накладної обов’язкове поле для посади та прізвища відповідальної особи постачальника.
• видаліть обов’язкові поля для підпису замовника, якщо це не передбачено винятками.

2. Перегляньте договори з контрагентами:

• уточніть, чи не містять вони вимоги про двостороннє підписання актів навіть там, де закон дозволяє одностороннє.
• якщо є така вимога, змінити її можна лише шляхом підписання додаткової угоди.

3. Враховуйте винятки:

• якщо ви працюєте у будівництві, проєктних або пошукових роботах, при публічному фінансуванні чи оренді держ./ком. майна – двостороннє підписання залишається обов’язковим, якщо інше не прописано у договорі.

4. Забезпечте доказову базу:

• при односторонньому підписанні зберігайте додаткові докази виконання послуги (електронні листи, логи систем, підтвердження доставки, фотофіксація тощо). Це допоможе у разі спору з замовником чи перевірки податкової.

5. Актуалізуйте внутрішні інструкції:

• навчіть відповідальних працівників новому порядку оформлення актів.
• перевірте, щоб електронний документообіг був налаштований з урахуванням цих змін.

 

Висновки

Нещодавні законодавчі зміни у сфері підписання первинних документів мають на меті спростити та прискорити обіг документів, особливо у сфері надання послуг. Перелічимо коротко суть нововведень:

1. Односторонній підпис замість двостороннього – для більшості операцій з постачання послуг акт або інший первинний документ буде дійсним одразу після підпису постачальника, якщо замовник не має заперечень.
2. Чітке визначення терміна – у законі з’явиться офіційне посилання на визначення «постачання послуг» з ПКУ, що зменшить тлумачення «на власний розсуд».
3. Винятки залишаються – будівництво, проєктні та пошукові роботи, договори з публічним фінансуванням та оренда держмайна і надалі потребуватимуть підписів обох сторін.
4. Спрощення для бізнесу – новація зменшує бюрократію, прискорює документообіг, знижує витрати та відповідає цифровим практикам ЄС і США.
5. Підготовка до змін – бухгалтерам слід оновити шаблони документів, перевірити договори, налаштувати електронний документообіг та забезпечити доказову базу на випадок спорів.

 

Читайте більше:

Положення про електронний документообіг

Орендна плата за землі державної і комунальної власності

Будівельникам підвищать зарплату вдвічі: підписано нову Галузеву Угоду