Мінфін оновив Інструкцію щодо нарахування та сплати ЄСВ, щоб адаптувати її до нової системи підтвердження інвалідності. А отже, бухгалтеру важливо розуміти, коли можна застосовувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%, і які документи це підтверджують. Ми зібрали чотири найпоширеніші запитання та даємо на них чіткі, практичні відповіді.

 

Які документи підтверджують встановлення інвалідності з 2025 року

Починаючи з 2025 року, традиційні медико-соціальні експертні комісії (МСЕК) перестали існувати й виконувати свої функції. Їх замінили експертні команди, які працюють у межах цифрової системи оцінки функціональності особи.

У зв’язку з впровадженням нової системи, виникла необхідність оновити відповідні положення Інструкції №449, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449 (далі – Інструкція №449). Наказом Мінфіну від 05.05.2025 №231 (далі – Наказ №231), абзаци сьомий та восьмий підпункт 5 пункту 2 розділу III Інструкції викладено в новій редакції.

 

Відтепер підтвердженням встановлення працівнику інвалідності вважається:

• належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди щодо встановлення інвалідності – документ, оформлений відповідно до постанови КМУ від 15.11.2024 №1338 «Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи» (далі – Постанова №1338);

або

• копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією, яка видана до 1 січня 2025 року.

Зверніть увагу, що у працівника має бути один із документів або довідка МСЕК або вже виданий у 2025 році витяг.

Ці зміни забезпечують відповідність Інструкції №449 новим законодавчим нормам та враховують перехідний період для застосування нової моделі встановлення інвалідності.

Важливо знати, що законом не встановлено виключно електронну форму – за потреби особа має право отримати паперовий документ.

Наказ №231 ще не набрав чинності – він почне діяти з дати офіційного опублікування.

 

Отже, залежно від періоду та ситуації, застосування пільгової ставки ЄСВ для осіб з інвалідністю потребує різного підтвердного документа, а також починається з конкретного моменту. Нижче – стислий опис цих правил:

• до 1 січня 2025 року. Роботодавець застосовував пільгову ставку 8,41% на підставі завіреної копії довідки МСЕК, отриманої від працівника. Ставка починала діяти з дати фактичного отримання довідки роботодавцем;
• з 1 січня 2025 року (перехідний період). Пільга зберігається, якщо працівник надав чинну на той момент завірену копію довідки МСЕК. Ставка також починає діяти з дати її одержання роботодавцем;
• з 1 січня 2025 року в межах нової системи оцінювання. Якщо інвалідність встановлюється за новим порядком, підтвердним документом є витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи. Ставка застосовується з дати одержання витягу роботодавцем;
• після набрання чинності Наказом Мінфіну №231. У цей період діють обидва документи: завірена копія довідки МСЕК (видана до 01.01.2025) або належним чином засвідчений витяг з рішення експертної команди. В обох випадках ставка ЄСВ 8,41% починає застосовуватись з моменту подання працівником відповідного документа роботодавцю;
• якщо довідка МСЕК закінчилася після 01.01.2025, а переогляд не пройдено. Інвалідність автоматично вважається продовженою до 1 липня 2025 року. У такому разі пільгова ставка продовжує застосовуватись до цієї дати, якщо працівник не подав новий підтвердний документ раніше;
• дата встановлення інвалідності, зазначена у витягу експертної команди (рядок 17.1.5) не є підставою для початку нарахування пільгової ставки. Вона слугує лише інформацією для роботодавця. Ставка застосовується виключно з дати фактичного отримання витягу або довідки.

Ці правила дозволяють уникнути непорозумінь щодо періоду дії пільги та гарантують правильне нарахування ЄСВ для осіб з інвалідністю у 2025 році.

Для працівників, які мають безстрокову інвалідність та надали довідку МСЕК, нічого не змінюється. Їхні документи залишаються чинними – повторно підтверджувати статус чи надавати нові довідки не потрібно.

 

Це також стосується:

• військовослужбовців;
• осіб, які проживають на тимчасово окупованих територіях;
• людей з тяжкими захворюваннями.

 

З якої дати у 2025 році можна застосовувати пільгову ставку ЄСВ 8,41%

Застосування пільгової ставки ЄСВ для роботодавців, які працевлаштовують осіб з інвалідністю, можливе з місяця, у якому працівнику встановлено інвалідність.

Але є два важливих аспекти:

1. Факт встановлення інвалідності не запускає пільгу автоматично.
2. Роботодавець повинен мати належне документальне підтвердження і своєчасно отримати його.

 

Яка дата є ключовою для ЄСВ: дата рішення експертної команди чи дата подання документів роботодавцю

Це важливе питання для бухгалтерів і правильна відповідь на нього: пільгова ставка ЄСВ 8,41% застосовується з дати, коли роботодавець отримав від працівника підтверджувальні документи про інвалідність.

Інакше кажучи:

• навіть якщо інвалідність встановлена, наприклад, 20 січня 2025 року,
• але працівник подав документи роботодавцю лише 15 лютого 2025 року,
• то пільга застосовується з 15 лютого, а не з 20 січня.

Це випливає з позиції податкових органів, практики звітності та логіки дії норм: доки немає підтвердження у бухгалтера – немає підстав змінювати ставку ЄСВ.

Рекомендуємо оформлювати внутрішній документ про прийняття довідки, де фіксується дата її подання, щоб у разі перевірки було підтвердження дій бухгалтера.

 

З якої дати рахувати щорічну відпустку для осіб з інвалідністю

Право працівників з інвалідністю на подовжену щорічну основну відпустку передбачено статтею 6 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»Згідно з цією нормою:

• особам з інвалідністю I та II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів;
• особам з інвалідністю III групи – 26 календарних днів.

 

Постає запитання: з якого моменту працівник набуває права на таку подовжену відпустку? З моменту подання документа до роботодавця чи з дати встановлення інвалідності?

 

У листі Мінсоцполітики від 29.12.2015 №774/13/116-15 наголошено, що визначальною є саме дата встановлення інвалідності, а не дата подання підтвердного документа роботодавцю. Зокрема, у листі наведено приклад: працівник працює на підприємстві з 2000 року, а довідку МСЕК, у якій зазначено, що інвалідність II групи встановлено ще у 1999 році, подав лише у 2014 році. Попри це, працівник має право на 30 днів щорічної відпустки з моменту початку роботи на підприємстві.

Отже, якщо працівник не використав належні йому дні подовженої відпустки у попередні роки, він має право реалізувати це право пізніше. У разі звільнення підприємство зобов’язане виплатити компенсацію за всі невикористані дні.

Але це роз’яснення було надане ще у 2015 році. Оновленої позиції від Мінекономіки станом на травень 2025 року не оприлюднено, тому роботодавцям доцільно звертатися за додатковими роз’ясненнями до міністерства, щоб уникнути спорів.

 

Яку ж дату слід вважати датою встановлення інвалідності в умовах нової системи оцінювання, щоб правильно визначити право працівника на щорічну подовжену відпустку?

Відповідно до Постанови №1338, у рішенні експертної команди може бути зазначено одну з трьох дат встановлення інвалідності:

• дата направлення на оцінювання – у разі первинного встановлення інвалідності;
• дата ухвалення рішення експертною командою – якщо особа проходила оцінювання для продовження тимчасової непрацездатності;
• дата завершення попередньо встановленої інвалідності (але не раніше ніж за три роки до дати оцінювання) – для осіб, яким інвалідність була встановлена раніше.

Також слід враховувати, що датою, до якої інвалідність вважається встановленою, є перше число місяця, наступного за місяцем, у якому мало відбутися повторне оцінювання.

Цю інформацію можна знайти у витягу з рішення експертної команди – у полі 17.1.5 «Дата, з якої встановлено інвалідність», що є орієнтиром для кадровиків під час розрахунку тривалості щорічної відпустки працівника з інвалідністю.

 

Висновки

Пільгова ставка ЄСВ 8,41% у 2025 році залишається дієвою підтримкою для роботодавців. Але її застосування потребує уважності до дат та документів.

Варто пам’ятати:

• інвалідність з 2025 року встановлюється експертною командою;
• документи про інвалідність має надати сам працівник;
• дата подання документів визначає, з якої дати застосовується пільгова ставка ЄСВ;
• після офіційного опублікування Наказу №231 новий порядок застосування пільг остаточно набуде чинності.

Тож, бухгалтерам слід уважно стежити за датами подання документів, аби правильно застосовувати ставки ЄСВ і уникати порушень.

 

Мінікурс на тему:

Новий підхід до ставки ЄСВ 8,41%: як обійти ризик