Дата складання/дата підписання електронного документа: як правильно відобразити в обліку?

У відео йдеться про важливість належного оформлення первинних документів у бухгалтерському обліку, можливості самоактування та підходи до вирішення проблем із електронними документами. Зокрема, розглядаються нюанси відображення операцій у відповідному звітному періоді та вимоги податкових органів до документів.

 

Законодавчі вимоги до відображення в обліку господарських операцій

Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік), зокрема, ч. 5 ст. 9 визначає, що господарська операція повинна бути відображена в періоді її здійснення, за умови наявності належно оформленого первинного документа.

Це означає, що всі витрати та доходи підприємства повинні бути враховані в тому звітному періоді, коли фактично була здійснена операція. Але в деяких ситуаціях, коли документ не підписаний вчасно, підприємство може зіткнутися з труднощами при відображенні операцій, оскільки відсутність належного первинного документа може призвести до проблем із підтвердженням операції.

Про первинні документи на підприємстві дізнавайтесь більше у матеріалі «Первинні документи на підприємстві».

Наприклад, якщо в березні підприємство надало консультаційні послуги, згідно з вимогами законодавства такі витрати повинні бути відображені в першому кварталі. Проте, акт на надані послуги ще не оформлений належним чином на момент формування фінансової звітності (наприклад, на кінець квітня). В таких випадках, навіть якщо документ не підписаний, підприємство може здійснити самоактування – самостійно оформити акт і відобразити операцію в періоді, коли вона була фактично здійснена.

 

Позиція податківців щодо електронних документів

Податківці вимагають, щоб господарські операції були відображені в періоді їх здійснення на основі належним чином оформлених документів. Однак існує особливість, коли первинний документ складений в один звітний період, а підписаний в наступному. В такому випадку, згідно з позицією податківців, підприємство може відобразити таку операцію у періоді її здійснення, якщо документ належним чином оформлений, навіть якщо підписання відбулося пізніше. Це дає підприємству можливість мати більше гнучкості в розрахунках і дозволяє виконувати облік відповідно до фактично здійснених операцій.

Якщо дата складання первинного документу за господарською операцією припадає на один звітний період, а дата його підписання – на наступний, то у бухгалтерському обліку і відповідно для цілей оподаткування підприємство (платник податків) відображає таку господарську операцію у періоді її здійснення на підставі оформленого належним чином внутрішнього первинного документу відповідно до вимог абз. другого п. 2.5 глави 2 Положення №88 (ІПК ДПС 14.05.2024 №2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

 

Самоактування як можливість для підприємства

У випадку, коли точно відомо, що операція відбулася (наприклад, консультаційні послуги надано в лютому), але документ ще не оформлений належним чином, підприємство може застосувати самоактування. Це означає, що компанія має право самостійно оформити акт і відобразити витрати в звітності. Така практика дозволяє не відкладати відображення операцій до тих пір, поки не буде підписаний документ, і забезпечує правильне відображення витрат у бухгалтерському обліку за звітний період.

Коли використовувати самоакт та які наслідки його використання дізнавайтесь у статті «Самоакт»: коли відсутні первинні документи».

 

Неточності в первинних документах

Іноді підприємства можуть отримати електронні документи від контрагентів, але вони можуть бути підписані неправильно або з помилками. Наприклад, документ може містити старе прізвище директора або інші помилки, що робить його неналежно оформленим. В такому випадку, навіть якщо документ був підписаний підприємством, він не буде визнаний дійсним для фіскальних цілей, і податківці можуть не визнати такі витрати. Це стає проблемою для підприємств, які регулярно отримують електронні документи, але не завжди перевіряють їх на відповідність вимогам.

У разі, якщо виявлено помилки в підписі чи реквізитах документів, підприємства мають право виправити ці помилки. Наприклад, якщо документ був підписаний з помилкою, то підприємство може його скасувати та оформити новий документ із правильними реквізитами. Це можна зробити до того, як звітність буде подана в податкові органи. Проте важливо, щоб виправлення були здійснені до закриття звітного періоду.

 

Проблеми з визнанням електронних документів податківцями

Іноді підприємства стикаються з проблемами визнання електронних документів податківцями. Наприклад, якщо контрагент надіслав електронні документи, але не всі з них містили підпис. В такому разі податкові органи можуть відмовитися визнати такий документ. У таких випадках підприємство може зіткнутися з проблемами при фіскалізації витрат або доходів, оскільки документ не відповідає вимогам. Податківці часто трактують таку ситуацію як недотримання вимог щодо належного оформлення документів, що може призвести до відмови у визнанні операцій.