Зарплатна звітність-2025: максимум безпеки – мінімум штрафів!

Додаткові матеріали

Довідник «Максимальна величина бази нарахування ЄСВ у 2011–2025 роках»

Текстове розшифрування відео

У випадку, коли підприємство має працівника за основним місцем роботи, який відпрацював повний місяць і отримав нараховану зарплату у розмірі, нижчому за мінімальну, така ситуація може виникнути, наприклад, коли людина частину місяця була у відпустці без збереження зарплати або коли завершила відпустку по догляду за дитиною до трьох років і вийшла на роботу. Також можливий зворотний варіант, коли працівник працював, а потім оформив відпустку по догляду за дитиною до трьох чи шести років. Тобто можуть бути ситуації, коли повний місяць трудових відносин нарахував працівникові зарплату нижче мінімальної.

Відсутність лікарняних та інших додаткових нарахувань не може перекрити зобов'язання щодо мінімального страхового внеску, який має здійснити роботодавець. Роботодавці повинні нараховувати ЄСВ, дотримуючись мінімального страхового внеску, що визначається на рівні мінімальної зарплати, помноженої на ставку 22%.

Отже, коли виникає потреба здійснити доплату ЄСВ до мінімалки, наприклад, якщо працівник мав зарплату за місяць 5000 грн і частину місяця перебував у відпустці без збереження зарплати, додаток 1 заповнюється наступним чином. Зарплата за січень склала 5000 грн, у працівника з 10 по 31 січня була відпустка без збереження зарплати. Для заповнення додатку 1 спочатку показуємо нараховану зарплату, дні трудових відносин – 31 день, із них 22 дні без збереження зарплати. Відповідно, нарахована сума – 5000 грн, ЄСВ – 22%.

Якщо виникає потреба доплати ЄСВ до мінімалки, підприємство показує різницю у відповідній колонці графи 18. У даному випадку мінімальна зарплата – 8000 грн, нарахована – 5000 грн, тобто різниця 3000 грн. У графі 20 зазначаємо 22% від цієї різниці, що і буде доплатою ЄСВ.

Інша ситуація – якщо працівник хворів. Наприклад, працівник отримав зарплату за січень 6000 грн, а з 10 січня мав лікарняний. Лікарняний був готовий до сплати 9 лютого, підприємство замовило кошти у Пенсійного фонду, отримало їх та виплатило допомогу в лютому. Таким чином, у січні нарахована зарплата – 6000 грн, 22% ЄСВ. Деякі підприємства не здійснюють доплату ЄСВ до мінімалки, керуючись рекомендаціями податкової служби, а деякі – перестраховуються і здійснюють доплату. У такому випадку доплата становить 2000 грн (мінімальна зарплата 8000 грн – нарахована 6000 грн), а ЄСВ – 22%.

Коли нарахування лікарняного проводиться у лютому, дохід за січень потрапляє в реєстр застрахованих осіб у лютому. Тоді дохід за січень буде 6000 + 10000 грн (сума допомоги по лікарняному), тобто доплату ЄСВ до мінімалки вже не потрібно здійснювати. У такому випадку необхідно сторнувати зайво нараховану доплату. Це робиться шляхом внесення коригування у відповідній графі 18, використовуючи тип 3, що означає зменшення суми на 2000 грн.

Ще один тип доплати ЄСВ до мінімалки – тип 14. Він використовується у випадках, коли працівник звільняється і відбувається сторнування зайво використаних відпускних. Якщо це призводить до того, що місячне нарахування стає нижчим за мінімальне, підприємство має відобразити доплату за той місяць у звітності, використовуючи тип 14.