Посадова інструкція офісного службовця (друкування)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція офісного службовця (друкування)
(код КП — 4111)

 

1. Загальні положення

1.1. Офісний службовець належить до професійної групи «Технічні службовці».

1.2. Призначення на посаду офісного службовця та звільнення з неї здійснюється наказом директора підприємства за поданням _____________ із дотриманням вимог Кодексу законів про працю України.

1.3. Офісний службовець підпорядковується безпосередньо _________________________.

 

2. Завдання та обов’язки

Офісний службовець:

2.1. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення й обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділів.

2.2. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

2.3. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в час відсутності керівники прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

2.4. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), оформляє протоколи.

2.5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи.

2.6. Передає та приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

2.7. Друкує за вказівкою керівника різні матеріали.

2.8. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

2.9. Стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль.

2.10. Приймає документи на підпис керівника й особисті заяви працівників.

2.11. Організовує приймання відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

2.12. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання й у встановлені строки здає до архіву.

2.13. Виконує окремі службові доручення керівника.

 

3. Права

Офісний службовець має право:

3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються її діяльності.

3.2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання її посадових обов'язків.

3.5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

 

4. Відповідальність

Офісний службовець несе відповідальність:

4.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією інструкцією, — в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

4.2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

4.3. За завдання матеріальної шкоди — в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець повинен знати:

5.1. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали щодо ведення діловодства.

5.2. Керівний склад підприємства та його підрозділів.

5.3. Машинопис.

5.4. Правила орфографії та пунктуації.

5.5. Порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів.

5.6. Правила друкування ділових листів із використанням типових форм.

5.7. Правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів.

5.8. Правила користування приймально-передавальними пристроями.

5.9. Стандарті системи організаційно-розпорядчої документації.

5.10. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта, професійно-технічна освіта без вимог до стажу роботи або підготовка безпосередньо на виробництві й стаж роботи в діловодстві не менше 1 року.