Посадова інструкція адміністративного помічника

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція 

адміністративного помічника

(код КП 3436)

 

1. Загальні положення

1.1.    Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність адміністративного помічника директора підприємства (менеджера з адміністративної діяльності, іншого керівника).

1.2.    Адміністративний помічник належить до професійної групи «Фахівці».

1.3.    Адміністративний помічник призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням заступника директора (менеджера з адміністративної діяльності, іншого керівника або без подання).

1.4.    Адміністративний помічник підпорядковується директору підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності, іншому керівнику).

1.5.    У своїй діяльності адміністративний помічник керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у т. ч. правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором на підприємстві, положеннями про структурні підрозділи підприємства, а також наказами і розпорядженнями керівництва підприємства (менеджера з адміністративної діяльності), нормативними і методичними документами щодо адміністративної діяльності на підприємстві, управління персоналом, організації діловодства, інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6.    Головна функція адміністративного працівника (мета діяльності на посаді) – допомога директору підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності) з питань адміністративної діяльності та управління персоналом.

1.7.    Робоче місце адміністративного помічника знаходиться в окремому кабінеті (кабінеті певної служби або структурного підрозділу підприємства) адміністративного офісу підприємства та обладнане відповідними засобами зв'язку, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом).

1.8.    У разі відсутності адміністративного помічника на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник підприємства відповідної кваліфікації (наприклад, безпосередньо менеджер з адміністративної діяльності, помічник директора підприємства, секретар, референт тощо) за розпорядженням директора підприємства (менеджера з адміністративної діяльності). У свою чергу адміністративний помічник може тимчасово у межах компетенції за розпорядженням директора підприємства заміщувати іншого працівника апарату управління підприємства у разі його тимчасової відсутності на робочому місці.

1.9.    Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія у директора підприємства, 2-а копія – у адміністративного помічника.

1.10.  У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Адміністративний помічник виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1.    Бере участь в організації роботи щодо забезпечення діяльності підприємства внутрішнім адміністративним координуванням та інформаційними зв'язками.

2.2.    Сприяє належному функціонуванню інформаційно-комунікативної інфраструктури підприємства.

2.3.    Допомагає директору підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності) у роботі з розподілу обов'язків між структурними підрозділами підприємства, координації і контролю їх роботи.

2.4.    Здійснює контроль за своєчасним виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень керівника підприємства; розробляє методики такого контролю і веде картки обліку (у тому числі в електронній формі) виконання наказів, розпоряджень і доручень керівника підприємства.

2.5.    Готує проекти пропозиції керівництву підприємства щодо структури адміністративної служби на підприємстві, підвищення ефективності її діяльності.

2.6.    Бере участь у заходах щодо вдосконалення форм і методів роботи з управління персоналом на підприємстві.

2.7.    Бере участь у проведенні інформаційно-аналітичної роботи на підприємстві,  розробляє у межах компетенції аналітичні, довідкові та інші матеріали з питань адміністративної діяльності на підприємстві.

2.8.    Формує пакет необхідних документів для проведення керівником підприємства різних, нарад, переговорів, зустрічей тощо.

2.9.    Аналізує показники розвитку підприємства та його окремих структурних підрозділів.

2.10.  Разом з керівниками/іншими працівниками структурних підрозділів бере участь у межах компетенції у розробленні перспективних та поточних планів діяльності відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства.

2.11.  Проводить моніторинг ефективності обраної стратегії, на основі якого бере участь у розробленні рекомендацій щодо перспектив розвитку підприємства та його структурних підрозділів.

2.12.  Бере участь у межах компетенції та наданих повноважень у

2.12.1. Формуванні заходів щодо визначення корпоративної стратегії підприємства та контролю їх  виконання;

2.12.2. Контролі стану організаційно-розпорядчої діяльності на підприємстві та його структурних підрозділах;

2.12.3. Формуванні кадрової політики підприємства та контролі реалізації відповідних заходів.

2.13.  Контролює процес розробки і оновлення (актуалізації) посадових інструкцій у структурних підрозділах, дотримання відповідних умов праці  на робочих місцях.

2.14.  Бере участь у межах компетенції у заходах з укладання і виконання колективного договору на підприємстві.

2.15.  Здійснює у межах компетенції роботу з організації діловодства на підприємстві, контролює дотримання встановлених стандартів організаційно-розпорядчої та іншої документації.

2.16.  У межах своєї компетенції та за дорученням свого керівника представляє підприємство у різних органах, установах, організаціях, засобах масової інформації, здійснює зв'язки з їх представниками.

2.17.  Бере участь у роботі з підготовки й проведення різних заходів за участю керівництва підприємства та керівників його структурних підрозділів.

2.18.  Контролює своєчасний розгляд пропозицій, заяв та скарг, що надходять на ім’я керівника підприємства з доречних питань, а також виконання його вказівок і доручень.

2.19.  Узагальнює матеріали про хід виконання відповідних документів, розпоряджень, доручень тощо.

2.20. Виконує інші завдання керівника підприємства (менеджера з адміністративної діяльності) у межах своєї компетенції.

2.21. Згідно із встановленим порядком підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.22.  Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій адміністративний помічник має право:

3.1.    Запитувати інформацію від виконавців про хід виконання розпорядчих документів,

3.2.    Вносити пропозиції керівнику підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності) щодо покращення ефективності адміністративної діяльності на підприємстві.

3.3.    Отримувати у встановленому порядку від інших працівників підприємства матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків, залучати їх у встановленому порядку до виконання окремих завдань.

3.4.    У межах компетенції та/або за дорученням представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування..

3.5.    Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1.    Адміністративний помічник несе відповідальність за:

4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.

4.1.2. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.3. Перевищення своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.

4.1.4. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.5. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки..

4.2. Оцінювання роботи адміністративного помічника здійснює директор підприємства (менеджер з адміністративної діяльності, інший керівник). Основними показниками при оцінюванні роботи адміністративного помічника є своєчасність, якість та повнота виконання ним своїх посадових обов'язків, а також відповідних наказів, розпоряджень, доручень та вказівок його керівників, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства зі свого напрямку діяльності.

 

5. Повинен знати

Адміністративний повинен знати:

5.1.    Конституцію України, чинне законодавство України щодо відповідних сфер діяльності;

5.2.    Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства та ведення діловодства;

5.3.    Політику і цілі діяльності підприємства;

5.4.    Перспективи технічного, економічного й соціального розвитку галузі;

5.5.    Систему організації контролю за виконанням документів;

5.6.    Профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства,;

5.7.    Основи управління персоналом і кадрової роботи;

5.8.    Основи економіки, організації праці, виробництва;

5.9.    Основи адміністративного, стратегічного, проектного та кадрового менеджменту,

5.10.  Основи адміністративного та трудового права;

5.11.  Правила користування комп’ютерною й офісною технікою, відповідні прикладні програмні засоби;

5.12.  Технічні засоби передавання, реєстрації та оброблення інформації;

5.13.  Правила, норми і етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо;

5.14.  Основи етики професійних взаємовідносин;

5.15.  Державну мову;

5.16.  Інструкцію з діловодства на підприємстві, правила ведення встановленої документації та подання звітності;

5.17.  Правила і норми охорони праці, пожежної безпеки.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Перший (бакалаврський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Стаж роботи за спеціальністю - не менше 1 року.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав адміністративний помічник взаємодіє із:

7.1.    Іншими працівниками апарату управління підприємством з питань, що пов'язані з виконанням своїх посадових обов'язків;

7.2.    Керівниками структурних підрозділів підприємства з різних питань адміністративної діяльності на підприємстві, контролю виконання ними окремих доручень, організації нарад тощо;

7.3.    Представниками інших підприємств, установ, організацій з питань узгодження та/або організації зустрічей, переговорів, відвідувань тощо;

7.4.    Представниками інших підприємств, установ, організації у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для них і підприємства або у зв'язку з відповідними повноваженнями зазначених організацій.