Номенклатура справ відділу бухгалтерії

Індекс справи

Заголовок справи (тому,

частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк

зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

03 – Бухгалтерія

03-03

Нормативно-правові акти та локальні нормативні документи з бухгалтерського обліку та фінансової звітності (копії)

Доки не мине потреба

03-02

Положення про бухгалтерію та посадові інструкції праців­ни­ків бухгалтерії (копії)

До заміни
новими

03-03

Накази голови правління з кадрових та адміністративно-господарських питань (копії)

Доки не мине потреба

03-04

Штатний розпис на 20__ рік та зміни до нього

75 р.
ст. 37-а

03-05

Кошториси витрат товариства на 20__ рік

10 р.

ст. 193

03-06

Річні статистичні звіти товариства

До ліквідації товариства
ст. 302-б

03-07

Квартальні статистичні звіти товариства

3 р.
ст. 302-г

03-08

Місячні статистичні звіти товариства

1 р.
ст. 302-ґ

03-09

Річний фінансовий звіт товариства

До ліквідації товариства
ст. 311-б

03-10

Квартальні фінансові звіти товариства

3 р.
ст. 311-в

03-11

Місячна звітність про сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ), податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору (ВЗ)

75 р.
ст. 687

03-12

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

75 р.
ст. 317-а

03-13

Відомості на виплату грошей працівникам

5 р.¹
ст. 318

¹ За відсут­но­сті роз­рахун­ково-платіж­них відомо­стей – 75 р.

03-14

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податко­вих документах (касові, банківські документи, виписки банків, рахунки-фактури, корінці квитанцій, акти про приймання, зда­вання і списання май­на й матеріалів, кви­танції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо)

5 р.¹
ст. 336

¹ Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки органу дер­жав­ного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її результатами рішення, зберігаються не менше встановленого міні­ма­ль­­ного строку та про­тягом одного року після закінчення передба­че­ного законом строку для судового оскаржен­ня такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішен­ням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскар­ження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, по­дальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосую­ться звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документаль­ного забезпечення процесу відшкодування матері­альної шкоди, заподі­я­ної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

03-15

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо), зокрема на постачання сировини, матеріалів і комплектувальних виробів, придбання виробничого обладнання та запасних частин, виробництво й реалізацію продукції, збут готової продукції покупцям, перевезення вантажів, надання транспортних, ремонтних та інших послуг

5р.^{1, 2}
ст.330,953

¹Після закінчення строку дії договору, угоди
²Див. примітку до справи 03-14

03-16

Акти про приймання виконаних робіт

5р.¹
ст. 334

¹ Див. примітку до справи 03-14

03-17

Договори оренди приміщень, які винаймає товариство

5 р.1, 2

ст. 1056

¹ Після закінчення строку дії договору

² Див. примітку до справи 03-14

03-18

Документи (звіти, протоколи, акти) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків

5 р.
ст. 341

03-19

Документи (протоколи  інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи) про інвентаризацію основних засобів, матері­альних цінностей

5 р.¹
ст. 345

¹ Див. примітку до справи 03-14

03-20

Облікові регістри (головна книга, журнали, відомість нарахування амортизації, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) ¹

5 р.²
ст. 351

¹ Ведуться в електронній формі

² Див. примітку до справи 03-14

03-21

Журнали реєстрації договорів, угод (аудиторських, господарських, операційних тощо)

5 р.^{1, 2}

ст. 352-в

¹ Після закінчення журналу

² Див. примітку до справи 03-14

03-22

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 р.
ст. 517

03-23

Книга обліку видачі довідок працівникам про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.
ст. 535

03-24

Табелі обліку використання робочого часу за 20__ рік

1 р.
ст. 408

03-25

Номенклатура справ бухгалтерії на 20__ рік

3 р.¹
ст. 112-в

¹ Після заміни новою та за умови передання справ до архіву товариства