Примірна форма номенклатури справ юридичної особи (додаток 10, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Додаток 10

до наказу Міністерства юстиції України

від _________ № ______

Примірна форма

номенклатури справ юридичної особи

 

____________________________ (найменування юридичної особи) ЗАТВЕРДЖУЮ Назва посади керівника НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ юридичної особи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ _____________ № ____________ «___» ___________ 20 ___ р. М. П. (за наявності) на __________ рік     Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка 1 2 3 4 5 Назва розділу*               Назва посади керівника служби діловодства (особи, відповідальної за діловодство)                Підпис                       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ «___» ___________ 20 ___ р.     Назва посади керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів)                             Підпис                       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ «___» ___________ 20 ___ р.            ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕК юридичної особи ___________ № _____   ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу райдержадміністрації або міської ради) _____________ № __________   _________________________ * Найменування структурного підрозділу або напряму діяльності юридичної особи, що не має структурних підрозділів

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в юридичній особі   За строками зберігання Разом У тому числі таких, що переходять з відміткою «ЕПК» Постійного       Тривалого (понад 10 років)       Тимчасового (до 10 років включно)       Усього           Назва посади керівника служби діловодства (особи, відповідальної за діловодство)                Підпис                       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ «___» ___________ 20 ___ р.     Підсумкові відомості передано в архівний підрозділ (архів) юридичної особи   Назва посади особи, відповідальної за передавання відомостей                         Підпис                       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ «___» ___________ 20 ___ р.

 

ОПИС

примірної форми номенклатури справ юридичної особи

 

1. Номенклатура справ оформлюється на загальному бланку юридичної особи з кутовим розташуванням реквізитів або на аркушах формату А4.

 

2. На номенклатурі справ проставляється:

у лівому верхньому куті першої сторінки – повне найменування юридичної особи, яке зазначається відповідно до повного найменування, зазначеного у статуті чи положенні про юридичну особу;

нижче найменування юридичної особи великими літерами напівжирним шрифтом – назва виду документа;

нижче назви виду документа – дата та реєстраційний індекс, який надається за журналом або електронною реєстраційно-моніторинговою карткою, призначеними для реєстрації внутрішніх документів;

нижче дати та реєстраційного індексу – рік, на який складена номенклатура справ;

у правому верхньому куті першої сторінки – гриф затвердження, який складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», що друкується великими літерами без лапок і розділових знаків, назви посади, підпису, власного імені та прізвища керівника юридичної особи, дати.

 

3. Текст номенклатури справ оформлюється у вигляді таблиці та складається з розділів.

При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами – структурні підрозділи, у тому числі відокремлені структурні підрозділи юридичної особи, які за рішенням Експертно-перевірної комісії не внесені до джерел формування Національного архівного фонду. У безструктурній юридичній особі розділами номенклатури справ є її функції та напрями діяльності, які розміщуються за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування, а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо)).

У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів  побудови номенклатури справ.

 

4. Номенклатура справ візується керівником архівного підрозділу (особою, відповідальною за архів) та підписується керівником служби діловодства (особою, відповідальною за діловодство).

 

5. Грифи погодження номенклатури справ експертною комісією юридичної особи та експертно-перевірною комісією відповідної державної архівної установи або експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації (міської ради), в зоні комплектування якої перебуває юридична особа проставляються на одному рівні в два стовпчика нижче реквізиту «Підпис».

 

6. Підпис керівника юридичної особи у грифі затвердження скріплюється печаткою юридичної особи (за наявності).

______________________