Затвердження штатного розпису: наказ чи достатньо підпису керівника

Штатний розпис може затверджуватися як окремий документ тільки підписом керівника (гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ»), або наказом із додатком у вигляді штатного розпису — обидва варіанти допустимі, якщо це відповідає вашим внутрішнім правилам документообігу. Наказ не є прямо обов’язковим нормою закону, але часто використовується як більш зручний і формалізований спосіб.

Обґрунтування

1. Гриф затвердження на самому штатному розписі є допустимим. Згідно з вимогами до оформлення управлінських документів, гриф затвердження складається зі слів «ЗАТВЕРДЖУЮ», посади, підпису, ПІБ та дати особи, уповноваженої вирішувати питання, викладені в документі, що відповідає загальним правилам ДСТУ 4163:2020. Це дозволяє затвердити штатний розпис без окремого наказу, якщо така процедура прийнята на підприємстві.

2. Затвердження штатного розпису наказом також є правильним варіантом. У багатьох роз’ясненнях рекомендовано затверджувати штатний розпис наказом з основної діяльності, де визначають період дії, дату введення в дію та припинення дії попереднього розпису. У такому разі сам штатний розпис оформлюють як додаток до наказу з посиланням у тексті наказу.

3. Вибір способу — питання внутрішнього порядку документообігу. Нормативні акти не містять прямої вимоги саме щодо форми затвердження штатного розпису для комерційних підприємств, тому роботодавець може: або затверджувати його грифом керівника, або видавати окремий наказ. Головне, щоб обраний спосіб був закріплений у внутрішніх інструкціях з діловодства і послідовно застосовувався.

Доцільно обрати один із двох способів (наказ + додаток або гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ») і закріпити його у ваших правилах документообігу.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?