Нові вимоги та документи при прийнятті працівника до ФОП

Працівник при прийнятті до ФОП у 10.2026 має подати стандартний пакет документів за КЗпП, плюс з нових вимог – обов’язкова перевірка військово-облікового документа через «Оберіг» і, за наявності статусу критично важливого роботодавця, подання оперативних відомостей до ПФУ.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи від працівника. Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України при укладенні трудового договору працівник подає:

   • паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
   • трудову книжку (якщо є) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб (ОК-5, ОК-7 чи інша довідка з ПФУ);
   • за потреби за законом: документ про освіту/кваліфікацію, медичну довідку, документи на пільги, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
     Паперова трудова книжка не є обов’язковою, якщо її ще не заводили, достатньо електронних відомостей, але за бажанням працівника ФОП може робити записи у паперову книжку.

2. Нові вимоги щодо військово-облікових документів. З 27.06.2026 при прийнятті на роботу військовозобов’язаних роботодавець зобов’язаний:

   • вимагати військово-обліковий документ у паперовій або електронній формі;
   • звіряти його дані з реєстром «Оберіг» за електронним військово-обліковим документом, сформованим не раніше ніж за 72 години до дати прийняття.
     Це додатково до загальної вимоги ст. 24 КЗпП щодо подання військово-облікового документа при працевлаштуванні.

3. Повідомлення до ДПС про прийняття на роботу. Працівника не можна допустити до роботи без трудового договору, оформленого наказом, і без подання до ДПС повідомлення про прийняття на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413, на що опосередковано вказує ст. 24 КЗпП та спеціальний порядок повідомлення. Повідомлення подають до початку роботи працівника, за прострочення – штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати.

4. Воєнний стан і форма трудового договору. За ч. 1 ст. 2 Закону № 2136-IX у період воєнного стану сторони самі обирають форму трудового договору. Тобто ФОП зараз може укласти як письмовий, так і «усний» договір (заява + наказ + повідомлення до ДПС), навіть у випадках, де ст. 24 КЗпП зазвичай вимагає письмову форму, але після скасування воєнного стану письмові договори з працівниками доведеться оформити.

5. Новий обов’язок щодо оперативних відомостей до ПФУ (не для всіх ФОП). Якщо ФОП є критично важливим підприємством у розумінні постанови КМУ № 1332, то за пп. 4 п. 2 цієї постанови № 1332 роботодавець зобов’язаний не пізніше наступного дня після прийняття працівника на роботу подати через вебпортал ПФУ відомості про прийняття (та інші зміни у трудових відносинах). Для звичайних, «некритичних» ФОП цей обов’язок не застосовується.

У вашій ситуації, крім заяви, наказу й заяви про запис у трудову книжку, перевірте повний пакет документів за ст. 24 КЗпП і обов’язково виконайте нові вимоги щодо військово-облікового документа та стандартне повідомлення до ДПС.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?