Проблеми з обліком: недостача техніки та новий керівник

Нову МВО слід приймати через обов’язкову інвентаризацію з оформленням усіх результатів (у т.ч. «старої» недостачі) протоколом і звіряльними відомостями, а в акті приймання‑передачі зафіксувати лише фактично наявні цінності та окремо зазначити, що виявлена раніше недостача на нову МВО не покладається.

Обґрунтування

1. Перед зміною МВО обов’язково провести інвентаризацію. Проведення інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальної особи є обов’язковим відповідно до Наказу № 879, яким затверджено Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань. Результати інвентаризації (у тому числі виявлені нестачі та лишки) оформлюють інвентаризаційними описами, звіряльними відомостями, протоколом інвентаризаційної комісії та затверджують керівником, після чого відображають у бухгалтерському обліку в тому звітному періоді, коли інвентаризацію закінчено.

2. Як оформити здавання‑приймання цінностей між старою і новою МВО. Після інвентаризації складають акт приймання‑передавання матеріальних цінностей між попередньою та новою МВО у довільній формі. В акті доцільно: 1) послатися на інвентаризаційний опис (номери описів, дата) та зазначити, що передаються саме фактично наявні цінності за цими описами; 2) навести перелік / узагальнені підсумки цінностей, які фактично передаються; 3) у розділі «Примітки» окремо зафіксувати, що недостача 300 ноутбуків виявлена за результатами інвентаризацій за минулі періоди і відображена в обліку окремо, а нова МВО приймає тільки фактично наявне майно. Такий підхід дозволяє новій МВО підписати акт, не погоджуючись з історичною недостачею.

3. Чи потрібно вказувати недостачу та що робити, якщо стягувати її не планують. Виявлену недостачу обов’язково слід відобразити в документах інвентаризації та бухгалтерському обліку як нестачу (з подальшим віднесенням: на винних осіб, на витрати або на позабалансовий рахунок до з’ясування, за правилами розділу IV Положення, затвердженого Наказом № 879). У самому акті приймання‑передачі немає обов’язку дублювати суму недостачі як зобов’язання нової МВО, важливо лише чітко розмежувати: що є «старою» зафіксованою нестачею, а що — фактично переданим майном, за яке нова МВО відповідатиме з дати підписання акта.

Коректно оформлена інвентаризація та акт приймання‑передачі із розмежуванням «старих» нестач і фактично переданого майна захистять нову МВО і водночас узаконять списання або інше врегулювання втраченої техніки в обліку.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?