Проблеми з повідомленням про прийняття працівників та звітністю

Повторно повідомлення не подавайте, допускайте працівників до роботи, збережіть квитанцію №1 та подайте в листопаді Податковий розрахунок з ЄСВ за жовтень із усіма новоприйнятими в Додатку 1; додатково варто надіслати звернення/запит до ПФУ щодо відсутності квитанції №2, але це не впливає на своєчасність повідомлення.

Обґрунтування

1. Своєчасність повідомлення підтверджує квитанція №1. Повідомлення про прийняття працівника на роботу подають до податкової до початку фактичної роботи за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 №413, причому подання здійснюється в електронній формі, а доказом своєчасного подання є факт доставки документа до інформаційної системи ДПС, що підтверджує квитанція №1, де зазначено, що документ збережено на центральному рівні, з датою і часом доставки, назвою документа та результатом обробки, а ця квитанція є юридичним підтвердженням факту подання повідомлення (постанова №413, п. 7, 11 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 з урахуванням п. 11 розд. ІІ Порядку №557).

2. Відсутність квитанції №2 не робить повідомлення «неподаним». Друга квитанція формується за результатами перевірки на відповідність формату та реквізитів, але відсутність квитанції №2 не є підставою вважати повідомлення неподаним, оскільки за наявності другої квитанції датою та часом прийняття електронного документа вважаються дата і час із першої квитанції, а перша квитанція вже засвідчила доставку документа до ДПС; отже, обов’язок повідомити до початку роботи виконано, і повторно повідомлення подавати не потрібно (п. 11 розд. ІІ Порядку №557).

3. Перевірка в ПФУ та доцільні кроки зараз. Практично у випадках технічних збоїв рекомендовано: зберегти квитанцію №1 як основний доказ своєчасного подання; періодично перевіряти через запит у кабінеті страхувальника ПФУ, чи відображаються новоприйняті в переліку працюючих осіб; за потреби надіслати через портал ПФУ запит/звернення щодо причин неприйняття або відсутності відомостей, додавши скріншоти квитанцій.

4. Податковий розрахунок з ЄСВ за жовтень подавати обов’язково й у звичайному порядку. Для роботодавців-юросіб звітність з ЄСВ за найманих працівників подається щомісяця у вигляді Податкового розрахунку з Додатком 1 протягом 20 календарних днів після закінчення місяця, а відомості в розрахунку є одним із джерел формування переліку найманих працівників у Реєстрі застрахованих осіб; тому в листопаді ви подаєте звіт за жовтень, де обов’язково відображаєте усіх новоприйнятих працівників, але цей звіт не замінює повідомлення, а лише доповнює інформацію для ПФУ (Закон про ЄСВ; розділ V Порядку №4 – розділ V Порядку).

5. Окремо про оперативні відомості до ПФУ (якщо ви «критичне» підприємство). Якщо підприємство має статус критично важливого, додатково до повідомлення до ДПС воно зобов’язане не пізніше наступного дня після прийняття подати до ПФУ оперативні відомості про прийняття працівників через вебпортал ПФУ, причому відомості подаються щодо всіх працівників, незалежно від того, чи будуть вони бронюватися (постанова КМУ від 22.11.2024 №1332); ці відомості також не замінюють повідомлення до ДПС, але впливають на відображення працівників у Реєстрі та на можливість їх бронювання.

З урахуванням наявної квитанції №1 ви вже виконали обов’язок щодо повідомлення ДПС, тож зараз дійте як завжди: допускайте працівників до роботи, подайте вчасно жовтневий Податковий розрахунок із ЄСВ та, за потреби, зверніться до ПФУ для уточнення причин технічної затримки квитанції №2.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?