Вирішення питань переведення працівників та коригування документів кадровикам

Розглянемо кожну ситуацію окремо:

Ситуація 1. Можливі варіанти: 1) працівника переведено на посаду касира, але розпорядження загубилось; 2) працівника не переведено на посаду касира, але в його посадових обов'язках внесено виконання функцій касира, не змінюючи посаду.

Необхідно перевірити штатний розпис на жовтень 2019 року на наявність вакантної посади «касир». Також перевірити, чи укладався договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Якщо такої заяви в архіві немає за 2019 рік, необхідно її сформувати. А також отримати від працівника письмову заяву (або письмову згоду) про переведення, де зазначити дату фактичного початку роботи на посаді касира. Наказ видавайте поточною датою. При цьому в ШР має бути така посада.

В трудову книжку та картку П-2 внести запис про переведення на посаду касира з посиланням на виданий наказ (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників № 58, п. 2.14 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text).
Також додатково перевірте звітність (таблицю 5 Звіту з ЄСВ) за IV квартал 2019 року.

Якщо працівнику за його посадою додали функціональні обов'язки касира- переведення не мало й бути. Це могло бути виконання обов'язків за суміщенням (з доплатою) або як безпосередні обов'язки за основною посадою. В цих випадках достатньо наказу керівника й, за необхідності, зміни в посадові обов'язки.
Ситуація 2. Перевірте чи не було наказу на переведення, виконання роботи за суміщенням або наказу про зміну посадових обов'язків.
Якщо переведення було, але документи недооформлені- оформіть заяву, наказ, внесіть дані в ТК, подайте уточнюючий звіт з Додатком 5.
Ситуація 3. Тут виникла колізія між наказом про переведення та його фактичною реалізацією. Дії кадровика залежать від того, що саме відбулося у 2014 році.

Варіант 1- наказ 2014 року був помилковим і фактично не виконувався. Працівник ніколи не приступав до обов'язків бухгалтера-оператора, трудова функція не змінювалася, зарплата нараховувалася за посадою бухгалтера матеріального відділу.

Необхідно скласти службову/доповідну записку на ім'я керівника про виявлену розбіжність. Видати наказ керівника про скасування наказу 2014 року як такого, що не був реалізований та не спричинив фактичної зміни істотних умов праці. Якщо у 2014 році помилковий запис про переведення внесли до трудової книжки — визнати його недійсним відповідно до Інструкція № 58, п. 2.10 («Запис за №... є недійсним»). У графі 4 зазначити реквізити нового наказу про скасування.
Варіант 2- у 2014 році переведення відбулося, але бухгалтерія помилково не змінила назву у відомостях. Працівник дійсно перейшов на нову функцію, ознайомлювався з посадовою інструкцією бухгалтера-оператора, запис є у трудовій книжці, але бухгалтерія в розрахункових відомостях вела стару назву посади.

Бухгалтерія тепер повинна привести у відповідність розрахунково-платіжні відомості та особовий рахунок працівника, виправивши назву посади відповідно до діючого наказу 2014 року.
Якщо ж сьогодні працівник фактично виконує обов'язки бухгалтера матеріального відділу (а не оператора), потрібно оформити нове переведення за процедурою: заява працівника -> наказ про переведення на посаду «бухгалтер матеріального відділу» (з актуальною назвою за Класифікатором професій) -> внесення запису до трудової книжки, картки П-2 та відображення в Додатку 5 єдиної звітності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!